Wat is een aanbestedingsleidraad?

Een aanbestedingsleidraad is het officiële document dat de spelregels van een aanbesteding​ vastlegt. De opdrachtgever stelt het op en publiceert het bij de aankondiging op TenderNed. De leidraad is bindend voor alle inschrijvers: de procedure, de beoordelingscriteria en de deadlines liggen daarin vast.

Wat staat er in een aanbestedingsleidraad?

De leidraad beschrijft hoe de aanbesteding verloopt. Vrijwel elke leidraad bevat:

1. Opdrachtomschrijving en doelstelling.

2. Type aanbestedingsprocedure (openbaar, niet-openbaar of meervoudig onderhands).

3. Planning en deadlines: inlichtingenfase, indiendatum en gunningsdatum.

4. Gunningscriteria: EMVI, BPKV of laagste prijs.

5. Vereiste indieningsdocumenten: plan van aanpak, referentieprojecten en beoordelingskader.

6. Wettelijke bepalingen en rechten van inschrijvers, inclusief de standstill-periode.

Wat is het verschil tussen een aanbestedingsleidraad en een programma van eisen?

De leidraad is het procedure-document: spelregels, beoordelingssystematiek en deadlines. Het programma van eisen​ (ook wel bestek) is het inhoud-document: daarin staat wat de opdrachtgever wil ontvangen. De leidraad lees je als eerste om te beoordelen of en hoe je meedoet; het PvE om te weten wat je moet leveren.

Vragen over beide documenten stel je via de inlichtingenfase; de opdrachtgever publiceert de antwoorden voor alle inschrijvers in de nota van inlichtingen​.

Wanneer is een aanbestedingsleidraad relevant voor jouw organisatie?

De leidraad is relevant bij elke formele aanbesteding, boven de Europese drempelwaarden of bij opdrachtgevers die nationaal aanbestedingsbeleid volgen. Conform de Aanbestedingswet 2012​ moeten opdrachtgevers alle procedure-informatie vooraf kenbaar maken, zoals uitgelegd door PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden​. De leidraad is daarmee het go/no-go-instrument voor aanbieders: gunningscriteria en wegingsfactoren bepalen of een tender haalbaar is.

Veelgestelde vragen over de aanbestedingsleidraad

• Kan een aanbestedingsleidraad na publicatie nog worden gewijzigd?

  Ja, maar uitsluitend via een nota van inlichtingen voor alle inschrijvers tegelijk. Eenzijdige wijziging buiten dit kanaal is niet toegestaan. Zet de publicatiedatum van de nota in je planning.

• Wat doe ik als ik een tegenstrijdigheid vind in de leidraad?

  Stel de vraag via de inlichtingenfase op TenderNed of Negometrix. De opdrachtgever beantwoordt in de nota van inlichtingen; dat antwoord geldt voor alle inschrijvers. Direct contact buiten dit kanaal kan leiden tot uitsluiting.

• Mag ik de aanbestedingsleidraad delen met derden?

  Doorgaans bevat een leidraad geen geheimhoudingsverplichting, tenzij er een vertrouwelijkheidsclausule in staat. Bij aanbestedingen met vertrouwelijke specificaties kan delen beperkt zijn. Controleer de wettelijke bepalingen in de leidraad zelf.

Hulp nodig bij een aanbesteding?

Wie de leidraad kent vóór publicatie, staat sterker. Wij helpen organisaties positioneren in de pre-tender fase: van het beoordelen van gunningscriteria tot het opbouwen van de juiste relaties. Bekijk tender advies​ of bid management​.