Wat is een RFP?

Een Request for Proposal (RFP) is een formeel document waarmee een opdrachtgever meerdere partijen uitnodigt een voorstel in te dienen voor een opdracht of dienst. RFP's verschijnen bij zowel commerciële inkooptrajecten als bij (semi-)publieke aanbestedingen, en zijn een vast onderdeel van het verkoopproces voor sales- en tendermanagers.

Hoe werkt een RFP in de praktijk?

Een RFP bevat doorgaans een omschrijving van de opdracht en scope, de eisen en wensen, de beoordelingscriteria en praktische gegevens (deadline, contactpersoon, indienformaat). De opdrachtgever publiceert de RFP aan geselecteerde marktpartijen of, bij publieke opdrachten, openbaar via platforms als TenderNed​. Inschrijvende partijen dienen hun voorstel in, de opdrachtgever beoordeelt op gunningscriteria, en de opdracht gaat naar de best scorende partij. Bij complexe trajecten gaat er soms een marktconsultatie of een Request for Information (RFI) aan vooraf. NEVI​ publiceert richtlijnen voor het opstellen en beoordelen.

Wat is het verschil tussen een RFP en een aanbesteding?

Een aanbesteding​ is een formeel, juridisch geregeld proces dat verplicht is voor overheidsopdrachten boven bepaalde drempelwaarden, vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012. Een RFP is een breder begrip: elke offerteaanvraag waarbij meerdere partijen worden uitgenodigd een voorstel te doen. Die kan deel uitmaken van een formele aanbesteding, maar komt ook voor buiten de aanbestedingsplicht, bij commerciële opdrachtgevers. Een Request for Quotation (RFQ) is iets anders: een zuivere prijsvraag, zonder aanpak of kwaliteitsparagraaf. Meer over de formele aanbestedingsvormen vind je in de verschillende vormen van aanbesteden uitgelegd​.

Wanneer is een RFP relevant voor jouw organisatie?

Bij (semi-)publieke RFP's gelden de regels van de Aanbestedingswet 2012, met formele termijnen, transparantievereisten en gunningscriteria zoals de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) of de beste prijs-kwaliteit-verhouding (BPKV). Bij commerciële RFP's is er meer flexibiliteit, maar ook minder zekerheid over hoe de keuze tot stand komt. Achtergrond bij de juridische kaders: PIANOo, expertisecentrum aanbesteden​.

Voor opdrachtnemers begint de winkans niet bij ontvangst van de RFP, maar daarvoor. Via marktconsultaties en relatieopbouw kun je in de pre-tender fase​ input leveren op specificaties voordat ze definitief zijn. Een RFP die nauw past bij één specifieke concurrent is bovendien een go/no-go-signaal.

Veelgestelde vragen over RFP

• Wat is het verschil tussen een RFP en een RFQ?

  Een RFQ (Request for Quotation) is een prijsvraag: leveranciers geven uitsluitend een prijs op voor een bekende opdracht. Een RFP vraagt om een volledig voorstel: aanpak, plan, kwaliteitsparagraaf én prijs. Gebruik een RFP als je naast prijs ook wil beoordelen hoe een partij de opdracht aanvliegt.

• Wie schrijft de RFP?

  De RFP wordt opgesteld door de opdrachtgever. Dat kan een overheidsinstantie zijn, of een commercieel bedrijf dat diensten of producten wil inkopen. Voor complexe inkooptrajecten schakelen opdrachtgevers soms inkoopadviseurs of tenderbureaus in.

• Hoe wordt een RFP beoordeeld?

  De beoordeling hangt af van de criteria in de RFP zelf. Bij (semi-)publieke opdrachtgevers zijn dat vaak gunningscriteria op basis van EMVI of BPKV. Commerciële partijen hanteren eigen wegingen, maar ook daar telt vrijwel altijd een combinatie van prijs, aanpak en kwaliteit.

• Wat is het verschil tussen een RFP en een RFI?

  Een RFI (Request for Information) is een marktverkenning: de opdrachtgever informeert welke oplossingen er beschikbaar zijn, zonder al een concreet voorstel te vragen. Een RFP volgt daarna als de behoefte helder is en leveranciers worden gevraagd een formeel aanbod te doen.

Hulp nodig bij een RFP?

Een RFP beantwoorden is meer dan een document invullen. Je positionering, je winthema's en hoe je je aanpak onderscheidt van concurrenten bepalen in grote mate of je wint. Bekijk hoe bid management bij Tegen de stroom mee​ werkt.