Wat is de UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument)?

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een standaardformulier waarmee een inschrijver bij een Europese aanbesteding eigen verklaart dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en dat aan de geschiktheidseisen wordt voldaan. Het UEA vervangt in deze fase een stapel bewijsstukken: pas de winnende inschrijver levert die documenten daadwerkelijk aan.

Hoe werkt het UEA in de praktijk?

Het UEA bestaat uit een vast aantal onderdelen, vastgelegd in de Europese uitvoeringsverordening 2016/7. In de praktijk komt het neer op vier inhoudelijke blokken plus een slotverklaring:

1. Informatie over de aanbesteding en de inschrijvende onderneming (gegevens, vertegenwoordiging, beroep op derden).

2. Uitsluitingsgronden: verplichte gronden (zoals veroordelingen of fraude) en facultatieve gronden die de aanbestedende dienst van toepassing kan verklaren.

3. Selectiecriteria: beroepsbevoegdheid, financieel-economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid.

4. Slotverklaring: ondertekening, datum en bevestiging dat de gegevens juist zijn.

Het invullen gebeurt digitaal in het aanbestedingsplatform van de procedure, doorgaans de UEA-tool van TenderNed​, of via een ingebouwde wizard op Mercell of Negometrix. De interactieve pdf-versie is sinds maart 2024 niet meer beschikbaar; werken vanuit het platform is daarmee de standaardroute.

Wat is het verschil tussen de UEA en de gedragsverklaring aanbesteden?

De UEA en de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) worden vaak door elkaar gehaald, maar dekken een andere reikwijdte. De UEA is een eigen verklaring waarin de inschrijver zelf bevestigt dat aan álle relevante eisen wordt voldaan: uitsluitingsgronden, financieel-economische positie, technische bekwaamheid en beroepsbevoegdheid. De gedragsverklaring aanbesteden​ is veel smaller en gaat uitsluitend over integriteit; Justis geeft die af als formeel bewijsstuk dat de verplichte uitsluitingsgronden niet gelden. De UEA komt vooraf, de GVA komt achteraf en alleen voor de winnende partij.

Wanneer is de UEA relevant voor jouw organisatie?

De UEA is verplicht bij elke Europese aanbesteding boven de drempelwaarden. Onder de drempel is de UEA niet altijd verplicht, maar wordt het formulier door veel aanbestedende diensten alsnog gevraagd zodra er uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen in het spel zijn. De toepasselijke uitsluitings- en geschiktheidseisen staan in de aanbestedingsleidraad​; die bepaalt welke vakjes in de UEA actief moeten worden ingevuld. Voor een uitgebreide toelichting op het kader verwijst PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden​ naar de Europese verordening die TED​ publiceert.

Veelgestelde vragen over de UEA

• Wanneer moet ik de definitieve bewijsstukken aanleveren?

  Alleen de partij aan wie de aanbestedende dienst voornemens is te gunnen, levert de onderliggende bewijsstukken aan. Denk aan de GVA, een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel, jaarcijfers en referentieverklaringen. De UEA is in de inschrijvingsfase voldoende; de bewijsstukken volgen pas na voorlopige gunning, met een termijn die in de aanbestedingsleidraad​ staat.

• Geldt de UEA ook voor onderaannemers en combinaties?

  Ja. Iedere partij waarop de inschrijver een beroep doet voor geschiktheid (combinant, onderaannemer of derde) levert een eigen UEA aan. Zo kan de aanbestedende dienst per entiteit beoordelen of uitsluitingsgronden gelden en of aan de selectiecriteria wordt voldaan. Vergeet deze losse formulieren niet, ze zijn een veelvoorkomende oorzaak van uitsluiting op vormfouten.

• Hoe vul ik de UEA digitaal in?

  Het invullen verloopt via het aanbestedingsplatform dat de aanbestedende dienst voorschrijft. Bij Nederlandse Europese aanbestedingen is dat meestal TenderNed; commerciële platforms zoals Mercell en Negometrix kennen een vergelijkbare wizard. De vragen worden veld voor veld doorlopen; antwoorden worden automatisch in een gestructureerd document opgeslagen dat aan de inschrijving wordt gekoppeld.

• Wat is het verschil tussen de UEA en de Nederlandse eigen verklaring?

  De UEA is de Europese standaard en geldt voor procedures boven de drempelwaarden. Bij nationale procedures onder de drempel gebruiken aanbestedende diensten soms een vereenvoudigde Nederlandse eigen verklaring met dezelfde strekking maar minder onderdelen. Welke variant je nodig hebt, leest de inschrijver in de aanbestedingsstukken zelf.

Hulp nodig bij de UEA?

Een fout ingevulde UEA leidt vaker tot uitsluiting dan tot een herstelmogelijkheid. Bij Tegen de stroom mee nemen we de UEA mee in de go/no-go-beoordeling en in de inschrijving zelf, zodat geschiktheid en uitsluitingsgronden vooraf gecheckt zijn. Lees meer over onze aanpak op de pagina tender advies​.