Wat is een bidbook?

Een bidbook is een visueel en inhoudelijk document waarin een organisatie haar voorstel voor een opdracht of project presenteert aan de opdrachtgever. Het wordt gebruikt om in concurrentie met andere partijen een opdracht binnen te halen en versterkt de inschrijving met een overtuigend, leesbaar verhaal.

Hoe ziet een bidbook eruit in de praktijk?

Een bidbook combineert inhoud en vormgeving in één document. De inhoud bestaat doorgaans uit een introductie van de organisatie, de visie op de opdracht, de gekozen aanpak, het team, relevante referenties en aanvullende elementen zoals duurzaamheid of innovatie. De vormgeving is verzorgd: foto's, infographics en consistente huisstijl zijn standaard. Bekende voorbeelden zijn de Nederlandse kandidaatuur voor het Europees Geneesmiddelen Agentschap en kandidaatdossiers voor grote sportevenementen, maar dezelfde vorm wordt ook ingezet bij een aanbesteding​.

Wat is het verschil tussen een bidbook, een EMVI-plan en een offerte?

Een offerte is een prijsvoorstel met een korte toelichting, geschikt voor vrije markt-uitvragen. Een EMVI-plan​ is het kwalitatieve document binnen een aanbesteding op basis van gunningscriteria​: inhoud, omvang en structuur zijn voorgeschreven in de aanbestedingsleidraad​. Een bidbook is vormvrijer en visueler. In de praktijk wordt het op twee manieren ingezet: als zelfstandig voorstel bij vrije uitvragen, of als ondersteunend document naast een formeel EMVI-plan om de inschrijving te onderscheiden.

Wanneer is een bidbook relevant voor jouw organisatie?

Een bidbook loont op opdrachten waar onderscheidend vermogen het verschil maakt en de opdrachtgever ruimte laat voor presentatie. Denk aan grote opdrachten, langlopende contracten en multidisciplinaire projecten. Binnen een aanbesteding op basis van EMVI​ vervangt het bidbook het verplichte plan niet, maar versterkt het de propositie voor het beoordelingsteam. Per opdracht weeg je af of de extra investering opweegt tegen opdrachtwaarde en winkans.

Veelgestelde vragen over het bidbook

• Wie schrijft het bidbook binnen een organisatie?

  Vaak een bid-manager of EMVI-schrijver in samenwerking met vakinhoudelijke experts en een vormgever. In grotere organisaties levert een tenderdesk de rode draad en input van projectleiders; in kleinere organisaties combineert één persoon inhoud en eindredactie. De vormgever zorgt voor visuele consistentie zonder de inhoud te verzwakken.

• Is een bidbook verplicht bij een aanbesteding?

  Nee. De Aanbestedingswet 2012​ schrijft een bidbook niet voor. Wat verplicht is, staat in de aanbestedingsleidraad. Een bidbook is een eigen toevoeging, of vervangt het EMVI-plan alleen als de opdrachtgever die vorm expliciet toestaat.

• Mag een bidbook langer zijn dan het opgegeven paginalimiet?

  Nee. Als de uitvraag een paginalimiet noemt, geldt die ook voor het bidbook of de bijlagen. Overschrijding leidt bij formele aanbestedingen vaak tot negeren van extra pagina's of zelfs uitsluiting van de inschrijving.

• Wat is het verschil tussen een bidbook en een biedboek?

  Bidbook en biedboek worden door elkaar gebruikt voor hetzelfde document. Let op de context: "biedboek" verwijst soms ook naar biedboek.nl​, een platform waar onder andere het Rijksvastgoedbedrijf onroerend goed via openbare inschrijving aanbiedt. Dat is een ander gebruik dan het bidbook in tendercontext.

Hulp nodig bij het opbouwen van je bidbook?

Een bidbook werkt pas als de propositie, het team en het bewijs op elkaar aansluiten en het document leest als één verhaal. Vaak begint dat al ruim voor de publicatie van de opdracht. Bekijk wat bid management​ voor jouw bidbook kan betekenen.