Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?
Een meervoudig onderhandse aanbesteding is een nationale aanbestedingsprocedure waarbij de aanbestedende dienst zelf 3 tot 5 partijen uitnodigt om een offerte in te dienen, zonder openbare publicatie. De procedure wordt ingezet voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden en valt onder de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van PIANOo.
Hoe werkt een meervoudig onderhandse aanbesteding in de praktijk?
De aanbestedende dienst stelt eerst een shortlist samen op basis van objectieve criteria, zoals eerdere ervaring, marktonderzoek of reputatie in de sector. Vervolgens stuurt de inkoper een uitnodigingsbrief met de aanbestedingsstukken naar de gekozen partijen. Er is geen aankondiging op TenderNed of een ander openbaar platform.
De uitgenodigde inschrijvers dienen binnen de gestelde termijn hun offerte in, met prijs, plan van aanpak en de gevraagde bewijsstukken. De opdrachtgever beoordeelt op vooraf bekendgemaakte gunningscriteria, meestal beste prijs-kwaliteitsverhouding. Onderhandelen is alleen toegestaan als dat vooraf in de uitnodiging is aangekondigd en met alle uitgenodigde partijen op gelijke wijze gebeurt; anders komt het beginsel van gelijke behandeling in gevaar.
Wat is het verschil met een enkelvoudig onderhandse en openbare aanbesteding?
Het verschil zit in het aantal benaderde partijen en de openbaarheid. Bij enkelvoudig onderhands benadert de opdrachtgever één partij rechtstreeks. Bij meervoudig onderhands zijn dat er 3 tot 5. Bij een openbare aanbesteding mag iedere geïnteresseerde partij inschrijven na publicatie op TenderNed.
De keuze volgt de Gids Proportionaliteit van PIANOo en de inkooprichtlijnen van de organisatie zelf. Boven de Europese drempelwaarden (leveringen en diensten decentrale overheid € 216.000, werken € 5.404.000, geldend 2026-2027) is een Europese procedure verplicht. Daaronder kan een meervoudig onderhandse procedure passend zijn; voor werken adviseert de Gids Proportionaliteit deze typisch tussen € 150.000 en € 1.500.000. Zie ook de verschillende vormen van aanbesteden.
Wanneer is een meervoudig onderhandse aanbesteding relevant voor jouw organisatie?
Bij deze procedure word je alleen uitgenodigd als je al in beeld bent bij de inkoper. Geen publicatie betekent geen kans om alsnog mee te doen als je de mailing mist. Relatieopbouw vóór publicatie weegt hier zwaarder dan bij een openbare procedure: je moet op de shortlist staan voordat de opdracht überhaupt in de markt komt. Wie pas reageert als de uitnodigingsbrief binnenkomt, heeft het strategische werk al niet gedaan. Pre-tenderen en positioneren vóór publicatie is daarom de bepalende fase.
Veelgestelde vragen over de meervoudig onderhandse aanbesteding
-
De Gids Proportionaliteit schrijft in voorschrift 3.4B voor dat de aanbestedende dienst minimaal 3 en maximaal 5 partijen uitnodigt. Dit aantal zorgt voor concurrentie zonder onevenredige inspanning voor opdrachtgever en inschrijvers. Afwijken mag alleen met deugdelijke motivering volgens het comply-or-explain-principe.
-
Inkopers stellen shortlists samen op basis van eerdere samenwerking, marktverkenning, referenties en zichtbaarheid in de sector. Structureel contact onderhouden met decision-makers binnen je focusaccounts is de manier om op die shortlist te komen.
-
Ja. De Aanbestedingswet 2012 geldt ook bij nationale procedures onder de drempelwaarden. Artikel 1.15 (Afdeling 1.2.4) schrijft expliciet voor dat de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemers gelijk en transparant behandelt. Artikel 1.4 verplicht daarnaast om de keuze voor procedure en uit te nodigen partijen op objectieve criteria te baseren.
-
Ja, deelname is vrijwillig. Een weigering heeft geen juridische gevolgen, wel relationele: opdrachtgevers onthouden wie regelmatig afzegt en passen de shortlist daar bij volgende rondes op aan.
Hulp nodig bij meervoudig onderhandse trajecten?
Wie wacht tot de uitnodigingsbrief binnenkomt, is te laat begonnen. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding bepaalt de positie op de shortlist of je überhaupt mag inschrijven. Wij helpen organisaties om zich zichtbaar te maken bij de juiste inkopers vóór publicatie. Bekijk wat tender advies kan betekenen voor jouw positie in de pre-tender fase.
