Stap 1 - Pre-tenderen: Positioneer je vóór publicatie
Vraag aan een gemiddeld bedrijf wanneer hun tenderproces start en ze zullen antwoorden: "Zodra de aankondiging online staat."
In mijn 14 jaar ervaring met tenders heb ik één ding geleerd: de échte winnaars beginnen niet bij publicatie. Ze zijn daarvoor al bezig met positionering.
Waarom pre-tenderen het verschil maakt tussen winnen en verliezen
Pre-tenderen is het strategisch bewerken van potentiële klanten vóórdat een tender wordt aangekondigd. De resultaten spreken voor zich:
1. Je krijgt invloed op de uitvraag zelf
Wanneer je vroeg in gesprek bent met een organisatie, help je hen hun behoeften te definiëren. Dit beïnvloedt direct wat er uiteindelijk in het bestek komt te staan.
2. Je bouwt een vertrouwenspositie op
Tenders gaan niet alleen om de beste prijs of technische oplossing. Ze gaan ook om vertrouwen. Als je al twee jaar waardevolle inzichten hebt gedeeld en hebt laten zien dat je de organisatie begrijpt, heb je een enorm voordeel. De inkopende partij denkt: "Deze partij kent ons al, begrijpt onze uitdagingen en heeft bewezen meerwaarde te kunnen leveren."
3. Je kunt vroeg kwalificeren
Door vroege betrokkenheid kun je beter inschatten of een tender bij je past. Dit voorkomt dat je kostbare resources inzet op kansarme inschrijvingen.
4. Je krijgt toegang tot impliciete informatie
In elk tenderproces is er informatie die niet expliciet in het bestek staat. Door relaties op te bouwen krijg je inzicht in de niet-uitgesproken verwachtingen en prioriteiten.
De 7 stappen van effectief pre-tenderen
Stap 1: Strategische accountplanning
Begin met het identificeren van organisaties waar je in de komende jaren tenders van verwacht:
Welke accounts passen bij je lange-termijn groeistrategie?
Waar lopen huidige contracten af in de komende 24-36 maanden?
Welke organisaties hebben regelmatig terugkerende inkoopbehoeften die aansluiten bij jouw expertise?
Stap 2: Proactieve stakeholder mapping
Breng het complete stakeholderveld in kaart:
Wie zijn de formele beslissers?
Wie beïnvloedt deze beslissers?
Wie zijn de eindgebruikers van jouw oplossing?
Welke externe adviseurs worden mogelijk ingeschakeld?
Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een RASCI-model: Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, Informed.
Vergeet niet: de echte beslissers zitten vaak niet bij inkoop, maar in de business.
Stap 3: Contentmarketing & thought leadership
Positioneer je als expert door:
Whitepapers te publiceren over relevante thema's
Webinars te organiseren over actuele uitdagingen
Cases te delen van vergelijkbare implementaties
Artikelen te schrijven voor branchepublicaties
Te spreken op relevante events en congressen
Stap 4: Proactieve relatieopbouw
Start gesprekken ruim voor een verwachte tender:
Organiseer rondetafelsessies met potentiële klanten
Plan bijeenkomsten zonder een direct saleskarakter
Nodig sleutelfiguren uit voor referentiebezoeken bij bestaande klanten
Bied vrijblijvende workshops of quick scans aan
Het draait hierbij niet om verkopen, maar om waarde toevoegen en luisteren.
Stap 5: Identificeer onderliggende behoeften
Ga dieper dan wat er in het toekomstige bestek zal staan:
Wat zijn de strategische prioriteiten van de organisatie voor de komende jaren?
Welke uitdagingen ervaren eindgebruikers in hun dagelijkse praktijk?
Wat waren de pijnpunten met de huidige leverancier?
Welke trends in de markt hebben impact op hun toekomstige behoeften?
Deze inzichten zijn goud waard bij het schrijven van je tender.
Stap 6: Beïnvloed de tender specificaties
Als je vroeg betrokken bent, kun je vaak meedenken over de vereisten:
Bied aan om mee te denken over de marktverkenning
Deel best practices uit vergelijkbare trajecten
Wijs op innovatieve mogelijkheden die ze misschien over het hoofd zien
Help hen realistischere eisen te stellen die beter aansluiten bij hun werkelijke behoeften
Let op: dit moet altijd transparant en integer gebeuren, binnen de kaders van aanbestedingswetgeving.
Stap 7: Integreer marketing, sales en tenders
Pre-tenderen werkt alleen als je afdelingen samenwerken:
Marketing levert de content en thought leadership
Sales bouwt de relaties en identificeert behoeften
Het tenderteam vertaalt deze inzichten naar een winnende strategie
Zorg dat informatie naadloos wordt gedeeld en vastgelegd in je CRM.
Veelgemaakte fouten bij pre-tenderen
Te laat starten
Zes maanden voor publicatie is al te laat. Begin minimaal 24 maanden van tevoren.
Alleen focussen op inkoop
Inkoop voert uit wat de business vraagt. Je moet beide beïnvloeden.
Te snel willen verkopen
Pre-tenderen gaat om waarde toevoegen, en om de inkopende partij, niet om het pushen van je product.
Informatie niet vastleggen
Zorg dat alle inzichten worden gedocumenteerd voor het tenderteam.
Begin vandaag nog
Pre-tenderen is geen nice-to-have, maar een essentieel onderdeel van een winnende tender strategie. Het kost tijd en geduld, maar de resultaten zijn onmiskenbaar.
De vraag is dus niet óf je aan pre-tenderen moet doen, maar of je het je kunt veroorloven om het níet te doen.
Wil je winnen? Begin dan voordat de wedstrijd officieel start.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
