De verschillende vormen van aanbesteden uitgelegd
Niet elke aanbesteding is voor iedereen interessant en je kunt niet aan iedere aanbesteding deelnemen.
De vorm van de aanbesteding is bepalend voor je strategie, je winkans en de ruimte die je hebt om invloed uit te oefenen.
Toch zijn veel organisaties zich helemaal niet bewust van verschillende vormen van aanbesteden. Ze schrijven op iedere tender in met dezelfde strategie. Wat ons betreft een gemiste kans.
In deze blog leggen we de belangrijkste aanbestedingsvormen uit, maar ook ons advies hoe deze aan te pakken.
Openbare aanbesteding (Europees of Nationaal)
Iedereen mag zich inschrijven, mits je voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen.
Alle documenten zijn direct beschikbaar, meestal via TenderNed.
Wel is er een verschil tussen nationaal en Europees.
Europees
Deze vorm geldt bij aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, inkopen op basis van het aanbestedingsrecht.
Denk bijvoorbeeld aan overheden, publiekrechtelijke instellingen en onderwijsorganisaties.
De eisen en wensen zijn strikt en het proces is formeel.
Nationaal
Net onder de Europese drempelbedragen, maar wel relevant om aan te besteden conform het aanbestedingsrecht. De procedure blijft strikt en transparant.
Voordelen voor zowel Europees als Nationaal:
Iedereen mag meedoen
Transparant en veelal objectief proces
Nadelen:
Relatief veel concurrentie
Weinig ruimte voor contact of beïnvloeding na publicatie
Tip: Investeer in zichtbaarheid van jezelf en je organisatie vóór publicatie. Als je pas start bij TenderNed, dan heb je niet de gewenste voorsprong.
Niet-openbare aanbesteding
Deze procedure kan bestaan uit twee fasen: een selectiefase en een gunningsfase.
Alleen partijen die geselecteerd worden mogen zich inschrijven.
Meervoudig onderhands
De aanbestedende dienst nodigt 3 tot 5 partijen uit.
Voordelen:
Relatief weinig concurrentie
Vaak een sneller en overzichtelijker proces
Nadelen:
Alleen deelnemen als je wordt uitgenodigd
Tip: Zorg dat je structureel in beeld bent bij de decision making unit van jouw focus accounts. Je wordt alleen uitgenodigd als je überhaupt bekend bent.
Waarom je aanpak niet alleen procesmatig, maar vooral strategisch moet zijn om echt resultaat te boeken. Lees je in: Je hebt een proces. Maar heb je ook een plan?
Enkelvoudig onderhands
Slechts één partij ontvangt de aanvraag. Vaak op basis van eerdere samenwerking of specifieke expertise. Mag vaak alleen tot een contractwaarde van € 25.000,-.
Voordelen:
Een grotere winkans krijg je niet
Nadelen:
Relatie en bekendheid is essentieel.
Tip: Bouw aan vertrouwen. Lang voordat de aanvraag komt. Investeer in zichtbaarheid van jezelf en je organisatie
Mededingingsprocedure met onderhandeling
Voor complexe opdrachten waarbij maatwerk nodig is. De opdrachtgever mag onderhandelen met één of meerdere partijen.
Voordelen:
Je krijgt ruimte om je aanbod af te stemmen
De klant krijgt vaak een beter passend voorstel
Nadelen:
Intensief en tijdrovend
Alleen zinvol als je je echt kunt onderscheiden
Tip: Zet in op inzicht en winthema’s. Hier win je niet op standaard teksten, maar op strategisch meedenken.
Concurrentiegerichte dialoog
Een procedure voor situaties waarin de klant nog niet precies weet wat hij nodig heeft.
Je denkt als marktpartij actief mee over de oplossing — vóór je een offerte schrijft.
Voordelen:
Veel ruimte voor invloed
Je helpt de klant de opdracht ‘vormgeven’
Nadelen:
Lang traject
Relatief hoge investering in tijd en capaciteit
Tip: Zet inhoudelijke experts aan tafel. Deze vorm win je op visie, vertrouwen en samenwerking.
Innovatiepartnerschap
Speciaal voor opdrachten waarvoor de oplossing nog niet bestaat. Jij ontwikkelt die samen met de klant.
Voordelen:
Je bouwt een partnerschap op vanaf het begin
Veel invloed op de invulling van de opdracht
Nadelen:
Langdurig traject
Alleen interessant als je bereid bent om te innoveren
Tip: Alleen meedoen als je écht iets nieuws kunt brengen. En het mandaat hebt om dat samen met de klant te doen.
Dus: Pas je aanpak aan op de procedure en kies bewust waar je aan mee doet
Elke procedure vraagt een andere voorbereiding en aanpak.
En vooral: een andere strategie.
Een openbare Europese tender vraagt om schaal, discipline en zichtbaarheid vóór publicatie.
Een meervoudig onderhandse vraagt om relatiebeheer en zichtbaarheid.
En bij een concurrentiegerichte dialoog win je op visie en samenwerking, niet op snelheid.
Kies voor een Strategische aanpak voor structureel succes.
Waarom een vaste structuur en voorbereiding per tender je veel tijd én fouten bespaart, lees je in: Elke tender opnieuw beginnen is tijdverspilling.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
