Hoe werkt een aanbestedingsprocedure stap voor stap?
Aanbesteden lijkt ingewikkeld.
Maar zodra je de structuur doorziet, valt het eigenlijk wel mee.
In deze blog leg ik je stap voor stap uit hoe een aanbestedingsprocedure gemiddeld verloopt.
Van de interne voorbereiding tot en met de gunning en uitvoering.
Zodat je straks precies weet wat je kunt verwachten én hoe je je kunt voorbereiden.
“Aanbesteden lijkt moeilijk. Tot je weet hoe het werkt.”
Je hebt vooral structuur nodig.
Aanbestedingen worden vaak als complex ervaren. Begrijpelijk het zijn formele trajecten, met strikte spelregels. Maar als je weet hoe zo’n proces is opgebouwd, is het best logisch.
In dit blog neem ik je stap voor stap mee door een gemiddelde aanbestedingsprocedure.
Twijfel je nog over wat een tender precies is? Lees dan eerst Wat is een Tender?
Stap 1: De voorbereiding
Voordat je überhaupt iets te zien krijgt, is de aanbestedende dienst vaak al maanden bezig.
Ze bepalen intern de behoefte, stellen het Programma van Eisen (PvE) op, kiezen een aanbestedingsvorm (bijvoorbeeld meervoudig onderhands of Europees), en leggen vast op welke criteria ze gaan beoordelen.
In deze fase wordt ook bepaald onder welke CPV codes de opdracht valt — cruciaal om te weten of jij überhaupt kans maakt.
Hier wordt de tender eigenlijk al gewonnen of verloren
Want hoewel jij als inschrijver hier nog niets ziet, kun je in deze fase, via pre-sales, al veel invloed uitoefenen. Succesvolle organisaties zijn hier al in beeld.
Hoe belangrijk die vroege invloed precies is, lees je in blog 9 – Waarom je bij een aanbesteding ook aan de achterkant moet beginnen.
Stap 2: Publicatie van de aanbesteding
Nu wordt het traject openbaar. De tender wordt formeel gepubliceerd, meestal op TenderNed (voor Nederlandse aanbestedingen). Hier vind je alle belangrijke documenten, zoals:
Programma van Eisen (PvE)
Aanbestedingsleidraad
Gunningscriteria
Planning en deadlines
Instructies voor inschrijving
Vanaf dit moment begint het spel officieel.
Stap 3: Nota van Inlichtingen
Dit is het moment om vragen te stellen aan de aanbestedende dienst.
Je doet dit niet alleen om onduidelijkheden op te lossen, maar ook strategisch: met slimme vragen kun je invloed uitoefenen op de interpretatie van eisen of voorwaarden.
Denk niet te klein:
Een goede vraag kan veel veranderen.
Alle vragen en antwoorden worden openbaar gedeeld met alle geïnteresseerde partijen.
Strategisch vragen stellen tijdens de Nota van Inlichtingen kan het verschil maken. In Stap 2 – Informatie ophalen (blog 9) leg ik uit hoe je dat effectief doet.
Stap 4: Inschrijving
Tijd om je inschrijving daadwerkelijk in te dienen. Deze bestaat meestal uit:
Een prijsopgave
Een kwalitatief voorstel (antwoord op gunningscriteria)
Diverse bijlagen, zoals verklaringen, referenties, certificaten, etc.
Alles moet 100% kloppen
Compleet, correct, binnen deadline, en conform instructie. Een fout kan je duur komen te staan: een ontbrekend document kan leiden tot directe uitsluiting.
Stap 5: Beoordeling van de inschrijving
Na de deadline gaat de aanbestedende dienst beoordelen. Ze doen dit op basis van de vooraf vastgestelde criteria, zoals:
EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving
Beste prijs-kwaliteitverhouding
Uitsluitend laagste prijs (komt steeds minder voor)
De beoordeling gebeurt vaak met een beoordelingsmatrix of puntensysteem. Iedere beoordelaar leest, scoort en onderbouwd. De scores worden vervolgens samengebracht in een totaalscore.
Stap 6: Gunning van de opdracht
De inschrijver met de hoogste score ontvangt een voorlopige gunning. De overige inschrijvers ontvangen een gemotiveerde afwijzing.
Daarna start een bezwaartermijn van 20 dagen (de zogenaamde standstill-periode). In die periode kunnen andere partijen bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning.
Geen bezwaren? Dan wordt de opdracht definitief gegund.
Stap 7: Contractering en uitvoering
Als er geen bezwaren zijn, wordt het contract formeel gesloten.
Vanaf hier start de uitvoering van de opdracht. En eerlijk? Nu begint het pas écht. Want winnen is één, maar leveren wat je hebt beloofd bepaalt of je een klant/leverancier relatie krijgt, of een partnership.
Waarom deze structuur kennen belangrijk is
Wie weet hoe een aanbesteding werkt, maakt minder fouten.
En heeft meer tijd en ruimte om zich bezig te houden met de inhoud.
Aanbesteden is een spel met spelregels.
Zorg dat je ze kent.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar