Stap 2 - Kwalificatie: Durf 'nee' te zeggen

Het geheim van succesvolle tenders ligt niet in het aantal inschrijvingen, maar in het selecteren van de juiste kansen.

In 14 jaar tenderadvies heb ik één patroon consistent gezien: opportunisme is de grootste vijand van een winnende tender strategie.

De mythe van 'meer inschrijven = meer winnen'

De meeste organisaties geloven dat meer inschrijvingen automatisch leiden tot meer winst. Een rationele gedachte op het eerste gezicht: meer loten kopen verhoogt immers ook je kans op de jackpot.

Maar tenders zijn geen loterij.

Ze zijn meer als pot schaken waar je vooraf kunt zien welke zet de andere spelers doen. Waarom zou je mee doen als je niet kunt winnen?

Toch gaan veel bedrijven door met inschrijven op tenders waar ze objectief gezien geen schijn van kans maken. De resultaten zijn voorspelbaar:

• Verspilde resources

• Gefrustreerde teams

• Minder hoge winrates

• Lagere ROI

De 7 pijlers van een effectieve kwalificatie strategie

1. Ontwikkel een gestructureerd Go/No-Go proces

Stop met ad-hoc beslissingen en implementeer een consistent kwalificatieproces:

• Gebruik een gestandaardiseerde checklist

• Betrek verschillende afdelingen bij de besluitvorming

• Documenteer de beslissing en belangrijkste overwegingen

2. Definieer harde criteria

Stel objectieve drempels vast om emotionele besluitvorming te voorkomen:

• Minimale contractwaarde

• Acceptabele marge

• Vereiste competenties en certificeringen

• Geografische beperkingen

• Strategische fit met je langetermijnvisie

3. Evalueer de relationele factor

De sterkste voorspeller voor succes is je bestaande relatie met de inkopende organisatie:

• Heb je al contact met de stakeholders?

• Ben je betrokken geweest bij de pre publicatie fase?

• Bestaat er een historie van positieve samenwerking?

• Heb je inzicht in hun werkelijke behoeften?

Een commercieel directeur vertelde me tijdens een ronde tafel: "Soms hebben we geen strategie en winnen we de deal toch." Maar zoals een van mijn klanten het treffend verwoordde: "Zonder relatie of strategie win je incidenteel, maar blijf je structureel achter."

In deze blog over pre-tenderen lees je hoe je zulke relaties ruim vóór publicatie opbouwt.

4. Beoordeel het concurrentieveld realistisch

Inschrijven tegen gevestigde relaties is vaak tijdverspilling:

• Wie zijn de belangrijkste concurrenten?

• Heeft de zittende leverancier een sterke positie?

• Zijn er partijen met significant betere referenties?

• Waar ligt jouw onderscheidend vermogen?

Een eerlijke analyse kan pijnlijk zijn, maar bespaart enorme resources.

Als je eenmaal kiest om in te schrijven, is je propositie doorslaggevend. Lees hoe je die opbouwt in Stap 3 – Ontwikkel winthema’s.

5. Bepaal of je de juiste middelen beschikbaar hebt

Zelfs kansrijke tenders kunnen problematisch zijn als je resources beperkt zijn:

• Heb je de juiste expertise in huis voor deze specifieke tender?

• Zijn je beste schrijvers en specialisten beschikbaar?

• Kun je de gevraagde oplossing daadwerkelijk leveren?

• Heb je de operationele capaciteit voor implementatie?

6. Gebruik data om beslissingen te onderbouwen

Bouw een database van historische tenders om patronen te identificeren:

• Wat is je winrate per sector, opdrachtgever of type project?

• Welke factoren correleren met succes of falen?

• Wat was de ROI van vergelijkbare inschrijvingen?

Een van mijn klanten implementeerde een eenvoudig scoring model gebaseerd op historische data. Dit model bleek 85% accuraat in het voorspellen van winkansen.

7. Durf expliciet 'nee' te zeggen

Ontwikkel een zakelijke cultuur waarin 'nee' zeggen niet als falen wordt gezien, maar als strategische keuze:

• Train teams om "opportunity costs" te herkennen

• Beloon selectiviteit en focus

• Vier bewuste no-bid beslissingen die leiden tot betere allocatie van resources

De psychologie achter kwalificatie: overwin FOMO

Een grote uitdaging bij kwalificatie is de "Fear Of Missing Out" - de angst om kansen te missen. Dit is vooral sterk bij sales teams, die van nature opportunistisch zijn.

Om dit te overwinnen:

• Focus op data in plaats van gevoel

• Denk in portefeuilles van kansen, niet in individuele deals

• Visualiseer de kosten van inschrijven

• Gebruik KPIs voor data kwaliteit, en pre-tenderen.

Van theorie naar praktijk: implementeer een effectief kwalificatieproces

Stap 1: Ontwikkel een scorecard

Creëer een gestructureerde vragenlijst die alle relevante aspecten beoordeelt:

• Strategische fit (gewicht: 20%)

• Relationele positie (gewicht: 25%)

• Concurrentiepositie (gewicht: 20%)

• Resource beschikbaarheid (gewicht: 15%)

• Financiële aantrekkelijkheid (gewicht: 20%)

Stap 2: Definieer beslisdrempels

Stel duidelijke grenzen vast:

• Score < 60%: No-bid

• Score 60-75%: Escalatie naar management

• Score > 75%: Go

Stap 3: Documenteer en evalueer

Leg de beslissingen vast en leer ervan:

• Houd bij welke tenders je afwijst en waarom

• Volg afgewezen tenders om te zien wie wint en waarom

• Verfijn je model op basis van resultaten

Conclusie: Kwalificatie als concurrentievoordeel

In een wereld waar de meeste bedrijven reflexmatig op alles inschrijven, is selectiviteit een onderscheidende factor. Durf 'nee' te zeggen tegen niet-te-winnen tenders en concentreer je resources op waar je werkelijk kan winnen.

---

De impact van een strategische aanpak

Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.

Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.

Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.

Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.

“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”

— Jeroen

“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”

— Sanne

“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”

— Thomas

Over ‘tegen de stroom mee’

‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.

Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.

Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.

We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.

Mark de Bruijn
Eigenaar

---