Stap 6: Evaluatie en optimalisatie
"We hebben deze tender precies dezelfde fout gemaakt als vorig jaar. En het jaar daarvoor. Iedereen weet wat er misgaat, maar niemand verandert iets."
De meest succesvolle organisaties zijn niet per se degenen met de beste producten of de slimste mensen — het zijn degenen die systematisch leren van elke tender en steeds een beetje beter worden.
De werkelijkheid? De meeste organisaties laten deze kans liggen. Ze vieren hun overwinningen, begraven hun verliezen, en missen keer op keer de mogelijkheid om structureel te verbeteren.
Waarom de meeste evaluatieprocessen falen
De uitdaging begint bij hoe organisaties tegen tenders aankijken. Ze behandelen elke tender als een eenmalig project, niet als onderdeel van een continue leercyclus. Daardoor:
Verdwijnt waardevolle kennis na afloop van de tender
Worden inzichten niet omgezet in concrete verbeteringen
Blijven dezelfde fouten zich herhalen
Ontstaat er geen systematische verbetering over tijd
Een effectief evaluatie- en optimalisatieproces
Een evaluatieproces dat werkelijk impact heeft, gaat verder dan oppervlakkige analyses. Het verbindt de evaluatie direct met toekomstige tenders en zorgt dat lessen daadwerkelijk worden toegepast.
1. Evalueer proces én resultaat
De meeste evaluaties richten zich alleen op de uitkomst: hebben we gewonnen of verloren? Maar minstens zo belangrijk is het proces:
Was het efficiënt of chaotisch?
Waren alle stakeholders op tijd betrokken?
Zijn de juiste beslissingen genomen?
Was er voldoende tijd voor strategie en reviews?
Is de planning goed gevolgd?
Hoe je dat proces strak organiseert? Dat lees je in Stap 4 – Procesoptimalisatie.
2. Verzamel 360° feedback
Effectieve evaluatie kijkt verder dan het tendermanagement team:
Interne stakeholders: wat vonden sales, operations, finance, etc.?
Externe partners: hoe verliep de samenwerking met partners of onderaannemers?
Klant: wat vond de aanbestedende dienst van je inschrijving?
Management: hoe beoordeelt het management de strategische keuzes?
Met name klantevaluaties zijn cruciaal, ook — of misschien juist — als je gewonnen hebt. Een IT-dienstverlener begon actief om feedback te vragen na elke tender. De inzichten leidden tot een fundamentele herziening van hun propositie.
3. Analyseer objectief je concurrentiepositie
Te vaak overschatten organisaties hun eigen sterktes en onderschatten ze hun zwaktes. Eerlijke analyse vereist:
Benchmark van je aanbod tegen de concurrentie
Identificatie van je werkelijke differentiators
Erkenning van gebieden waar je achterloopt
Analyse van prijspositie in de markt
4. Documenteer in een kennisbank
Kennis die niet wordt vastgelegd, verdwijnt. Bouw een toegankelijke database van:
Winthema's die resoneerden bij klanten
Effectieve antwoorden op complexe vragen
Prijsstrategieën en hun resultaten
Succesvol gebruikte visualisaties en cases
Lessons learned, zowel positief als negatief
De sleutel is niet alleen documenteren, maar ook structureren zodat de kennis toegankelijk en bruikbaar is voor toekomstige tenders.
In dit blog lees je hoe je voorkomt dat je team telkens opnieuw begint door een herbruikbare contentbibliotheek op te bouwen.
5. Implementeer een 'continuous improvement' cyclus
Evaluatie zonder implementatie is zinloos. Effectieve optimalisatie vereist:
Directe vertaling van inzichten naar concrete acties
Update van templates, processen en werkwijzen
Training en kennisdeling rond verbeterpunten
Regelmatige check of verbeteringen daadwerkelijk worden gebruikt
Van theorie naar praktijk: implementeer een evaluatieproces in 7 stappen
Stap 1: Standaardiseer je evaluatiemethode
Ontwikkel een consistent raamwerk met:
Gestandaardiseerde vragenlijsten voor interne en externe evaluatie
Scorecards voor objectieve beoordeling van proces en resultaat
Templates voor documentatie van lessons learned
Tijdlijnen voor wanneer evaluaties moeten plaatsvinden
Stap 2: Organiseer gestructureerde evaluatiesessies
Plan formele momenten voor evaluatie:
Interne evaluatie direct na indiening
Klant feedback sessie voor bekendmaking resultaat
Review met alle betrokken afdelingen
Management review voor strategische implicaties
Stap 3: Verzamel data uit verschillende bronnen
Combineer kwalitatieve en kwantitatieve inputs:
Scores en beoordelingen van de klant
Feedback van interne stakeholders
Benchmark tegen concurrenten (indien beschikbaar)
Proces metrics (doorlooptijden, resource-inzet, etc.)
Stap 4: Analyseer oorzaak-gevolg relaties
Ga dieper dan symptomen:
Waarom hebben we gewonnen of verloren?
Welke factoren hadden de grootste impact?
Waren er voorspelbare issues die we hadden kunnen vermijden?
Wat waren de root causes van problemen of successen?
Stap 5: Extraheer actionable inzichten
Vertaal bevindingen naar concrete verbeterpunten:
Procesverbeteringen
Propositie-aanpassingen
Resource-optimalisatie
Training en ontwikkelingsbehoeften
Stap 6: Implementeer verbeteringen
Maak iemand expliciet verantwoordelijk voor:
Bijwerken van templates en tools
Aanpassen van processen en werkwijzen
Organiseren van kennisdeling en training
Updaten van de kennisbank
Stap 7: Volg de implementatie en resultaten
Sluit de feedbackloop:
Meet of verbeteringen daadwerkelijk worden gebruikt
Evalueer impact op volgende tenders
Vier successen en erken verbeteringen
Verfijn continu op basis van nieuwe inzichten
Praktische tips voor betere tenderevaluaties
Voor Tender Managers:
Maak evaluatie een niet-onderhandelbaar onderdeel van elk tenderproces
Documenteer inzichten tijdig, niet weken na afloop
Zorg voor veiligheid; het gaat om leren
Maak het concreet: wat doen we anders bij de volgende tender?
Voor Sales:
Vraag actief om feedback van klanten, ook na winnen
Deel markt- en concurrentie-inzichten die relevant zijn voor toekomstige tenders
Help bij het identificeren van trends in klantvragen en -behoeften
Vertaal klantsignalen naar propositie-verbeteringen
Voor Management:
Beloon juiste evaluatie, niet alleen successen
Maak resources vrij voor implementatie van verbeteringen
Vraag expliciet naar lessons learned
Koppel persoonlijke ontwikkeling aan evaluatie-inzichten
Voor de hele organisatie:
Vier zowel wins als waardevolle lessen uit verliezen
Bouw een cultuur van continue verbetering, niet van schuldtoewijzing
Maak kennis toegankelijk en deel successen breed
Erken en waardeer bijdragen aan kennisdeling en verbetering
De kracht van kleine, consistente verbeteringen
Het fascinerende aan evaluatie en -optimalisatie is dat kleine verbeteringen grote impact hebben over tijd. Een organisatie die bij elke tender 5% beter wordt, zal na 10 tenders bijna 65% effectiever zijn.
"Je wint niet omdat je perfect bent. Je wint omdat je na elke tender iets minder imperfect bent dan je concurrenten."
De grootste uitdaging? Consistentie. Evaluatie en optimalisatie zijn niet ‘sexy’. Ze vereisen discipline, eerlijkheid en de bereidheid om soms pijnlijke waarheden onder ogen te zien. Maar de beloning is een organisatie die met elke tender sterker wordt.
Conclusie: een competitief leerproces
Organisaties die systematisch leren van elke tender — gewonnen of verloren — bouwen een voordeel op dat moeilijk in te halen is.
De sleutel is niet om elke tender perfect te doen, maar om van elke tender te leren en de volgende keer een beetje beter te zijn. Dit creëert verbetering die uiteindelijk leidt tot hogere winrates.
Want het concurrentievoordeel zit niet in wat je doet, maar in wat je leert en verbetert.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
