Stap 5: Afdelingsoverschrijdende samenwerking
"We hebben de tender verloren omdat operations zei dat wat sales had beloofd technisch onmogelijk was. Dat hadden we drie weken eerder moeten weten, niet tijdens de finale review."
Deze uitspraak illustreert goed waar het misgaat bij veel organisaties: afdelingen werken in silo's, informatie stroomt niet door, en de tender wordt het slachtoffer.
Succesvolle organisaties doorbreken deze silo's en creëren een naadloze samenwerking tussen alle relevante afdelingen. Ze winnen niet dankzij individuele expertise, maar door afdelingsoverschrijdende samenwerking.
Waarom afdelingsoverschrijdende samenwerking vaak faalt
Het probleem begint bij hoe organisaties zijn gestructureerd. Afdelingen hebben eigen doelen, KPI's en werkwijzen. Dit leidt tot het volgende:
Sales belooft wat operations niet kan waarmaken
Finance komt te laat in het proces voor strategische input
Specialisten worden niet of te laat geconsulteerd
Juridische zaken wordt gezien als obstakel in plaats van partner
Marketing wordt niet ingezet bij de ontwikkeling van proposities
De 7 cruciale stakeholders in een winnend tenderproces
Een effectief tenderteam strekt zich uit ver buiten de grenzen van de tender- of bid-afdeling. Het omvat minimaal deze zeven perspectieven:
1. Het tenderteam als orchestrator
De tendermanager is niet de alleenheerser maar de dirigent die verschillende expertises samenbrengt:
Coördineert het proces van begin tot eind
Zorgt dat alle stemmen gehoord worden
Bewaakt timing, kwaliteit en consistentie
Vertaalt specialistische input naar klantgerichte taal
In dit blog over tenderrollen lees je waarom het belangrijk is om rollen zoals Capture, Tender en Proposal Manager van elkaar te scheiden.
2. Sales als brug naar de klant
Te vaak verdwijnt sales na de kwalificatiefase. Een gemiste kans, want zij brengen cruciale informatie:
Diepgaande kennis van klantrelaties en geschiedenis
Inzicht in werkelijke (niet uitgesproken) behoeften
Begrip van concurrentiepositie en marktdynamiek
Gevoel voor politieke landschap bij de klant
3. Operations als realist
Niets is schadelijker dan beloven wat je niet kunt waarmaken:
Kan dit technisch of operationeel gerealiseerd worden?
Welke resources zijn nodig voor implementatie?
Wat zijn realistische tijdslijnen en mijlpalen?
Welke risico's moeten we adresseren?
4. Finance als strategische partner
Finance is meer dan een afdeling die op het laatst de cijfers controleert:
Ontwikkeling van competitieve maar rendabele prijsmodellen
Identificatie van financiële risico's en mitigaties
Creatieve oplossingen voor prijsgevoelige elementen
Lange-termijn financiële impact analyse
5. Marketing als verhalenverteller
Marketing heeft skills die onmisbaar zijn voor een overtuigende tender:
Ontwikkeling van overtuigende winthema's en boodschappen
Visualisatie van complexe informatie
Consistent gebruik van merkidentiteit
Vertaling van technische features naar klantvoordelen
Hoe je deze input vervolgens verwerkt tot een overtuigend geheel? Dat lees je in Stap 3 – Propositie: Ontwikkel win thema’s.
6. Juridische zaken als strategische adviseur
Te vaak wordt juridische zaken gezien als hindernis. Maar slim ingezet zijn ze een strategisch voordeel:
Vroege identificatie van contractuele risico's
Ontwikkeling van acceptabele alternatieve formuleringen
Analyse van aansprakelijkheden en hun impact
Concurrentievoordeel door slimme contractvoorwaarden
7. Senior management als sponsor en beslisser
Executives spelen een cruciale rol, niet alleen bij go/no-go beslissingen:
Strategische alignment met bedrijfsdoelen
Toewijzing van schaarse resources
Besluitvorming bij strategische keuzes en risico's
Betrokkenheid bij relaties
Een IT-bedrijf implementeerde een Executive Sponsor rol voor elke grote tender. Deze persoon was verantwoordelijk voor strategische begeleiding én voor het maken van moeilijke keuzes wanneer nodig.
De praktijk van effectieve samenwerking
Multidisciplinaire samenwerking klinkt goed, maar hoe implementeer je het concreet?
1. Start met een gezamenlijke kick-off
Begin elke tender met een sessie waarbij alle stakeholders aanwezig zijn:
Deel alle beschikbare informatie over klant en tender
Ontwikkel gezamenlijk de kernstrategie en winthema's
Identificeer risico's en uitdagingen vanuit elk perspectief
Maak afspraken over timing, rollen en communicatie
2. Organiseer regelmatige strategiesessies
Plan structurele momenten voor afstemming gedurende het hele proces:
Wekelijkse stand-ups voor korte updates
Diepere strategiesessies bij belangrijke mijlpalen
Reviews vanuit verschillende perspectieven
Brainstorms voor complexe vraagstukken
3. Maak verantwoordelijkheden expliciet
Gebruik een RASCI-model om helderheid te creëren:
Wie is verantwoordelijk voor welke onderdelen?
Wie moet wanneer geconsulteerd worden?
Wie moet op de hoogte gehouden worden?
Wie heeft beslissingsbevoegdheid bij conflicten?
4. Creëer effectieve samenwerking
Faciliteer effectieve samenwerking met de juiste tools:
Gezamenlijke digitale werkruimtes voor documenten
Dashboards met real-time status en voortgang
Communicatieplatforms voor snelle afstemming
Kennisbanken voor het delen van inzichten
5. Beloon samenwerking, niet individuele prestaties
Zorg dat je beloningssysteem samenwerking stimuleert:
Koppel bonussen aan team-resultaten, niet individuele KPI's
Erken en waardeer cross-functionele bijdragen
Vier successen gezamenlijk, over afdelingsgrenzen heen
Evalueer ook het samenwerkingsproces, niet alleen het eindresultaat
Praktische tips voor betere tenderteams
Voor Tender Managers:
Organiseer een kick-off voor elke tender met alle relevante stakeholders
Vraag actief om input van specialisten, wacht niet tot ze het aanbieden
Deel tenderinformatie breed en transparant
Betrek beslissers vroeg in het proces, niet alleen bij eindcontrole
Voor Sales:
Blijf betrokken gedurende het hele tenderproces, niet alleen bij kwalificatie
Deel alle beschikbare klantinformatie, ook "zachte" inzichten
Wees eerlijk over je relatie met de klant en concurrentiepositie
Maak realistische beloftes die het bedrijf kan waarmaken
Voor Operations en Specialisten:
Denk in oplossingen, niet in beperkingen
Vertaal technische details naar begrijpelijke taal
Wees proactief in het delen van risico's en uitdagingen
Lever input op tijd, niet in de laatste reviewronde
Voor Finance:
Denk mee over prijsstrategieën, niet alleen margecontrole
Ontwikkel flexibele prijsmodellen voor verschillende scenario's
Deel vroegtijdig informatie over kostendrivers en margeverwachtingen
Wees bereid tot creatieve oplossingen binnen financiële kaders
Voor Management:
Maak duidelijk dat tenders prioriteit hebben
Alloceer voldoende resources en beschikbaarheid
Beloon afdelingsoverschrijdende samenwerking
Wees betrokken als executive sponsor bij strategische tenders
Conclusie: De kracht van afdelingsoverschrijdende samenwerking
Organisaties die afdelingsmuren doorbreken, creëren tenders die zowel overtuigend zijn als realistisch uitvoerbaar.
Een winnend tenderteam is daarom niet een verzameling individuen die elk hun stukje bijdragen, maar een geïntegreerd geheel dat samenwerkt.
De uitdaging is niet om méér expertise te verzamelen, maar om bestaande expertise effectiever te verbinden.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar