Stap 5: Afdelingsoverschrijdende samenwerking

"We hebben de tender verloren omdat operations zei dat wat sales had beloofd technisch onmogelijk was. Dat hadden we drie weken eerder moeten weten, niet tijdens de finale review."

Deze uitspraak illustreert goed waar het misgaat bij veel organisaties: afdelingen werken in silo's, informatie stroomt niet door, en de tender wordt het slachtoffer.

Succesvolle organisaties doorbreken deze silo's en creëren een naadloze samenwerking tussen alle relevante afdelingen. Ze winnen niet dankzij individuele expertise, maar door afdelingsoverschrijdende samenwerking.

 

Waarom afdelingsoverschrijdende samenwerking vaak faalt

Het probleem begint bij hoe organisaties zijn gestructureerd. Afdelingen hebben eigen doelen, KPI's en werkwijzen. Dit leidt tot het volgende:

  • Sales belooft wat operations niet kan waarmaken

  • Finance komt te laat in het proces voor strategische input

  • Specialisten worden niet of te laat geconsulteerd

  • Juridische zaken wordt gezien als obstakel in plaats van partner

  • Marketing wordt niet ingezet bij de ontwikkeling van proposities


De 7 cruciale stakeholders in een winnend tenderproces

Een effectief tenderteam strekt zich uit ver buiten de grenzen van de tender- of bid-afdeling. Het omvat minimaal deze zeven perspectieven:

1. Het tenderteam als orchestrator

De tendermanager is niet de alleenheerser maar de dirigent die verschillende expertises samenbrengt:

  • Coördineert het proces van begin tot eind

  • Zorgt dat alle stemmen gehoord worden

  • Bewaakt timing, kwaliteit en consistentie

  • Vertaalt specialistische input naar klantgerichte taal

In dit blog over tenderrollen lees je waarom het belangrijk is om rollen zoals Capture, Tender en Proposal Manager van elkaar te scheiden.

2. Sales als brug naar de klant

Te vaak verdwijnt sales na de kwalificatiefase. Een gemiste kans, want zij brengen cruciale informatie:

  • Diepgaande kennis van klantrelaties en geschiedenis

  • Inzicht in werkelijke (niet uitgesproken) behoeften

  • Begrip van concurrentiepositie en marktdynamiek

  • Gevoel voor politieke landschap bij de klant

3. Operations als realist

Niets is schadelijker dan beloven wat je niet kunt waarmaken:

  • Kan dit technisch of operationeel gerealiseerd worden?

  • Welke resources zijn nodig voor implementatie?

  • Wat zijn realistische tijdslijnen en mijlpalen?

  • Welke risico's moeten we adresseren?

4. Finance als strategische partner

Finance is meer dan een afdeling die op het laatst de cijfers controleert:

  • Ontwikkeling van competitieve maar rendabele prijsmodellen

  • Identificatie van financiële risico's en mitigaties

  • Creatieve oplossingen voor prijsgevoelige elementen

  • Lange-termijn financiële impact analyse

5. Marketing als verhalenverteller

Marketing heeft skills die onmisbaar zijn voor een overtuigende tender:

  • Ontwikkeling van overtuigende winthema's en boodschappen

  • Visualisatie van complexe informatie

  • Consistent gebruik van merkidentiteit

  • Vertaling van technische features naar klantvoordelen

Hoe je deze input vervolgens verwerkt tot een overtuigend geheel? Dat lees je in Stap 3 – Propositie: Ontwikkel win thema’s.

6. Juridische zaken als strategische adviseur

Te vaak wordt juridische zaken gezien als hindernis. Maar slim ingezet zijn ze een strategisch voordeel:

  • Vroege identificatie van contractuele risico's

  • Ontwikkeling van acceptabele alternatieve formuleringen

  • Analyse van aansprakelijkheden en hun impact

  • Concurrentievoordeel door slimme contractvoorwaarden

7. Senior management als sponsor en beslisser

Executives spelen een cruciale rol, niet alleen bij go/no-go beslissingen:

  • Strategische alignment met bedrijfsdoelen

  • Toewijzing van schaarse resources

  • Besluitvorming bij strategische keuzes en risico's

  • Betrokkenheid bij relaties

Een IT-bedrijf implementeerde een Executive Sponsor rol voor elke grote tender. Deze persoon was verantwoordelijk voor strategische begeleiding én voor het maken van moeilijke keuzes wanneer nodig.

 

De praktijk van effectieve samenwerking

Multidisciplinaire samenwerking klinkt goed, maar hoe implementeer je het concreet?

1. Start met een gezamenlijke kick-off

Begin elke tender met een sessie waarbij alle stakeholders aanwezig zijn:

  • Deel alle beschikbare informatie over klant en tender

  • Ontwikkel gezamenlijk de kernstrategie en winthema's

  • Identificeer risico's en uitdagingen vanuit elk perspectief

  • Maak afspraken over timing, rollen en communicatie

2. Organiseer regelmatige strategiesessies

Plan structurele momenten voor afstemming gedurende het hele proces:

  • Wekelijkse stand-ups voor korte updates

  • Diepere strategiesessies bij belangrijke mijlpalen

  • Reviews vanuit verschillende perspectieven

  • Brainstorms voor complexe vraagstukken

3. Maak verantwoordelijkheden expliciet

Gebruik een RASCI-model om helderheid te creëren:

  • Wie is verantwoordelijk voor welke onderdelen?

  • Wie moet wanneer geconsulteerd worden?

  • Wie moet op de hoogte gehouden worden?

  • Wie heeft beslissingsbevoegdheid bij conflicten?

4. Creëer effectieve samenwerking

Faciliteer effectieve samenwerking met de juiste tools:

  • Gezamenlijke digitale werkruimtes voor documenten

  • Dashboards met real-time status en voortgang

  • Communicatieplatforms voor snelle afstemming

  • Kennisbanken voor het delen van inzichten

5. Beloon samenwerking, niet individuele prestaties

Zorg dat je beloningssysteem samenwerking stimuleert:

  • Koppel bonussen aan team-resultaten, niet individuele KPI's

  • Erken en waardeer cross-functionele bijdragen

  • Vier successen gezamenlijk, over afdelingsgrenzen heen

  • Evalueer ook het samenwerkingsproces, niet alleen het eindresultaat

 

Praktische tips voor betere tenderteams

Voor Tender Managers:

  • Organiseer een kick-off voor elke tender met alle relevante stakeholders

  • Vraag actief om input van specialisten, wacht niet tot ze het aanbieden

  • Deel tenderinformatie breed en transparant

  • Betrek beslissers vroeg in het proces, niet alleen bij eindcontrole

Voor Sales:

  • Blijf betrokken gedurende het hele tenderproces, niet alleen bij kwalificatie

  • Deel alle beschikbare klantinformatie, ook "zachte" inzichten

  • Wees eerlijk over je relatie met de klant en concurrentiepositie

  • Maak realistische beloftes die het bedrijf kan waarmaken

Voor Operations en Specialisten:

  • Denk in oplossingen, niet in beperkingen

  • Vertaal technische details naar begrijpelijke taal

  • Wees proactief in het delen van risico's en uitdagingen

  • Lever input op tijd, niet in de laatste reviewronde

Voor Finance:

  • Denk mee over prijsstrategieën, niet alleen margecontrole

  • Ontwikkel flexibele prijsmodellen voor verschillende scenario's

  • Deel vroegtijdig informatie over kostendrivers en margeverwachtingen

  • Wees bereid tot creatieve oplossingen binnen financiële kaders

Voor Management:

  • Maak duidelijk dat tenders prioriteit hebben

  • Alloceer voldoende resources en beschikbaarheid

  • Beloon afdelingsoverschrijdende samenwerking

  • Wees betrokken als executive sponsor bij strategische tenders

 

Conclusie: De kracht van afdelingsoverschrijdende samenwerking

Organisaties die afdelingsmuren doorbreken, creëren tenders die zowel overtuigend zijn als realistisch uitvoerbaar.

Een winnend tenderteam is daarom niet een verzameling individuen die elk hun stukje bijdragen, maar een geïntegreerd geheel dat samenwerkt.

De uitdaging is niet om méér expertise te verzamelen, maar om bestaande expertise effectiever te verbinden.


 

De impact van een strategische aanpak

Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.

Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.

Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.

Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.

 
We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.
— Jeroen
Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.
— Sanne
Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.
— Thomas
 
 

Over ‘tegen de stroom mee

‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.

Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.

Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.

We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.

 
 

Mark de Bruijn
Eigenaar

 

Vorige
Vorige

Stap 6: Evaluatie en optimalisatie

Volgende
Volgende

Stap 4 - Procesoptimalisatie: Van chaos naar structuur