5 dure fouten die bijna ieder bedrijf maakt bij de eerste inschrijving (en hoe je ze voorkomt).
"We gaan het gewoon proberen, hoe moeilijk kan het zijn?"
Bekende woorden die ik al 14 jaar hoor van organisaties die met tenders beginnen.
In die periode begeleidde ik meer dan 150 eerste tendertrajecten. Van een start-up in cybersecurity tot een gevestigd IT-bedrijf met meer dan 1000 medewerkers.
Het patroon is altijd hetzelfde: enthousiaste start, onderschatting van complexiteit, en vijf voorspelbare fouten.
Waarom deze fouten zo kostbaar zijn
Uit eigen onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld €20.000 investeren in een tendertraject. Tijd van teams, eventuele externe expertise, schrijven van content. Bij een verkeerde aanpak helaas zonde van het geld.
Fout 1: ‘Schieten met hagel’ - meer is niet beter
Wat ik zie: We kunnen het toch, dus laten we inschrijven.
Waarom dit faalt: Inschrijven gaat niet over het kunnen leveren van de oplossing, het gaat om het bouwen van relaties met de inkopende organisatie, om onderscheidend vermogen ten opzichte van de concurrent, om teamwork tijdens het traject. Allemaal aspecten die maken hoe groot de kans is dat je wint.
De echte kosten:
Elk tenderproces kost tussen de 150 en 200 uur
(bron: eigen tijdregistratie bij meer dan 50 trajecten)Kwaliteit daalt omdat niet duidelijk is waarop je je onderscheid
Teams raken overbelast en gedemotiveerd als vooraf duidelijk is dat winnen niet gaat lukken.
Bewezen aanpak:
Selecteer op basis van drie harde criteria:
Relatie: ken je de belangrijkste stakeholders, en heb je voldoende inzicht in de behoeften door bijvoorbeeld het gebruik van BANT of MEDD(P)ICC?
Product: kun je volledig leveren wat ze vragen, of stel een ondergrens?
Concurrentie: weet je wat de concurrent kan bieden, hoe de relatie is tussen de concurrent en de inkopende organisatie?
Meet deze informatie kwantitatief en kwalitatief, hierdoor zorg je voor een datagedreven onderbouwing, en ben je in staat op de lange termijn overtuigende keuzes te maken op basis van data.
Hoe je salesstrategie bepaalt of je tendertraject überhaupt kans van slagen heeft, lees je in: Sales strategie – Je hebt een proces. Maar heb je ook een plan?
Fout 2: Te laat beginnen - de slimme concurrent start voor publicatie
De realiteit: Meer dan 85% van de organisaties die ik spreek, begint pas na publicatie van de tender. Dat zijn 6-8 weken om een volledig klantspecifiek voorstel te schrijven.
Waarom dit kansloos is: In mijn ervaring worden tenders, als je het goed doet, voor publicatie gewonnen. Voorbeeld: het realiseren van een hitrate van 70% per jaar, lukt nooit wanneer je wacht tot publicatie. Jaren op rij waren we in staat de hitrate te verhogen door consistente forecast en focus op de relatie. De eerste gesprekken begonnen in 18 tot 24 maanden voor publicatie. Zodra de tender werd gepubliceerd wisten al we of de aanbestedende dienst ons als leverancier wilde of niet. Bijkomend voordeel: het maakt kwalificeren oh zo simpel.
Wat de slimme concurrenten doen:
Algemeen: Ze gebruiken een sales methodiek als BANT, MEDDIC, MEDPICC.
18 tot 24 maanden voor publicatie: Eerste verkennende gesprekken, relaties met de relevante stakeholders bouwen, socials inzetten.
12 maanden voor publicatie: Pijnpunten van de aanbestedende dienst inzichtelijk, stakeholders gesproken en een beeld van de relevantie, socials verdiept.
6 maanden voor publicatie: Opportunity / Tender strategie bepaald.
Bij publicatie: Kwalificatie als validatie moment: ‘is onze strategie juist of heeft een ander de voorkeur?.’
Impact: Organisaties die gedegen voorbereid zijn hebben een hogere winkans dan 'last-minute' inschrijvers. Ik heb dit nu bij in ieder geval 2 organisaties gezien, het werkt.
Praktische aanpak:
24 maanden: Account mapping en relatiestrategie
12 maanden: Maandelijks contact met 3-5 stakeholders
6 maanden: Concrete pijnpunten en budget valideren
Bij publicatie: Voorstel fine-tunen en inleveren
Fout 3: Productfolder-syndroom - niemand koopt je product om jou een plezier te doen.
Het probleem: Meer dan 60% van de voorstellen die ik review, zeker de eerste versies, lijken net een brochure. "Wij zijn marktleider, onze oplossingen zijn award-winning, ons team heeft 150 jaar ervaring...etc. etc. etc."
Concrete case uit 2025: Een potentiële klant verloor diverse aanbestedingen op rij en vroeg mij eens mee te lezen. Ze schreven bij alle pagina's over hun methodiek, awards en referenties. Maximaal 2 pagina's over de klant en het probleem dat ze voor hen oplossen. Niet gek dat ze verloren natuurlijk.
Gratis tip: Het moet voor minimaal 80% over de klant gaan. Zijn specifieke problemen en uitdagingen en hoe jij die oplost. 20% over onze expertise als bewijs.
De 80/20 regel in praktijk:
80% klantgericht: Hun uitdaging, impact, jouw specifieke oplossing
20% expertise/bewijs: Relevante ervaring en competenties
Bewezen template die werkt:
Jouw begrip van hun situatie (20%)
Jouw specifieke aanpak voor hun uitdaging (40%)
Verwachte resultaten en impact (20%)
Waarom jij (team/ervaring/referenties) (20%)
In blog 16 leg ik uit waarom je je eerst moet focussen op je propositie, en pas daarna op je offerte: Je propositie eerst, dan pas je offerte.
Fout 4: De blinde vlek
Wat ik constateer: Bij de start van de samenwerking met mijn klanten evalueert slechts 20% structureel na de uitslag. Win of verlies - ze gaan meteen door naar de volgende.
Waarom dit zonde en zelfs duur is: Zonder evaluatie herhaal je dezelfde fouten. Een klant van mij verloor 4 tenders op rij door dezelfde fouten (teveel inside out geschreven, te technisch, te weinig impact). Pas na gedegen evaluatie werd dit duidelijk en konden we het aanpassen..
Mijn standaard evaluatieprotocol:
Voor de uitslag: Interne evaluatie sessie met alle betrokkenen
Direct na de uitslag (idealiter binnen 20 dagen): Gesprek met opdrachtgever
Binnen 4 weken: Verbeterplan en acties bepalen
Binnen 6 weken: Acties uitgevoerd
Concrete leereffect: Nog los van de uitslag erna, het is essentieel om te leren van zowel je gewonnen als verloren trajecten.
Fout 5: Liever tactisch dan strategisch denken
Het verschil dat ik zie:
Tactische denkers: "Hoe schrijven we een goede offerte voor deze tender?"
Strategische denkers: "Welke tenders ondersteunen onze bedrijfsstrategie?"
Case study: Twee IT-bedrijven in 2024:
Bedrijf A (tactisch): Schreef in op 12 willekeurige tenders.
Resultaat: 2 wins.Bedrijf B (strategisch): Selecteerde 5 tenders in hun focusbranche.
Resultaat: 3 wins + werd preferred supplier bij 2 prospects.
Strategische vragen die werken:
Helpt deze tender ons als organisatie in de richting die wij met ons bedrijf willen gaan?
Leert deze prospect ons iets wat we bij andere klanten kunnen gebruiken?
Versterkt de winst onze positie in deze branche?
Doe er je voordeel mee.
Mijn belangrijkste les na 14 jaar:
Strategie en focus is belangrijker dan ervaring. Organisaties die vanaf het begin de juiste methode hanteren, verslaan concurrenten, ook die met jarenlange ervaring.
Begint jouw organisatie binnenkort met tenders?
Of herken je deze fouten bij recente trajecten?
Ik ben benieuwd naar jouw ervaring.
Mark de Bruijn helpt organisaties sinds 2011 met tenders en proposals. In die periode begeleidde hij meer dan 150 trajecten. Daarnaast zette hij voor een beursgenoteerde organisatie een Bid & Proposal Center op met als fundament: Strategie, Proces, Data & Technologie. Meer dan 14 jaar tender ervaring in 16 landen.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
