Elke tender opnieuw beginnen is tijdverspilling. Start met een bibliotheek.
Tenderteams verspillen vaak uren aan het opnieuw schrijven van teksten die ze al eerder hebben gebruikt.
Terwijl die waardevolle content vaak al ergens verstopt zit, in mappen, mailboxen of oude documenten.
Het gevolg?
Deadlines worden krap, de kwaliteit is onvoorspelbaar en waardevolle kennis verdwijnt in persoonlijke mappen of mailboxen.
Een bibliotheek doorbreekt dat patroon.
Het is niet zomaar een verzameling documenten.
Maar een strategisch instrument dat je tenderproces sneller, consistenter én winstgevender maakt.
Wat is een contentbibliotheek precies?
Een centrale, digitaal toegankelijke verzameling van:
Bewezen winnende teksten uit eerdere inschrijvingen.
Die zich al bewezen hebben bij opdrachtgevers.
Klantcases en referenties die aansluiten bij gunningscriteria.
Met concrete resultaten en cijfers.
Standaardformats en templates voor offertes en plannen van aanpak.
Die tijd besparen en consistentie waarborgen.
Visuals, infographics en tabellen die complexe informatie helder maken.
Omdat plaatjes vaak meer zeggen dan woorden.
Antwoorden op veelvoorkomende vragen uit aanbestedingsdocumenten.
Die steeds weer terugkomen in verschillende tenders.
Bij mijn klanten koppel ik deze bibliotheek vaak aan een tender tool.
Zodat het team direct kan zoeken, selecteren en invoegen.
De voordelen zijn meetbaar
Snelheid – Je start nooit meer vanaf nul, waardoor je 20–40% sneller kunt opleveren.
Consistentie – De tone of voice, argumentatie en onderbouwing blijven gelijk, ongeacht wie schrijft.
Kwaliteit – Je werkt met geoptimaliseerde content die zich in de praktijk al bewezen heeft.
Continu leren – Feedback van opdrachtgevers wordt verwerkt, zodat je bibliotheek steeds sterker wordt.
Zo bouw je een sterke contentbibliotheek
1. Inventarisatie
Verzamel alle relevante content uit de afgelopen 12–24 maanden. Inclusief de feedback die je daarop hebt ontvangen.
2. Selectie
Houd alleen de beste, meest actuele content over. Vermijd dubbele of verouderde stukken.
3. Structureren
Orden de content op gunningscriteria, product/dienst, thema of klanttype. Dit maakt zoeken snel en intuïtief.
4. Optimaliseren
Herschrijf teksten zodat ze breed inzetbaar zijn, maar nog steeds klantgericht blijven. Voeg bewijsmateriaal toe zoals cijfers, klant quotes en resultaten.
5. Onderhouden
Plan elk kwartaal een update: verwijder verouderde content, voeg nieuwe successen toe en pas teksten aan op nieuwe marktinzichten.
6. Integreren
Koppel de bibliotheek aan je tender tool. Zo kan het team direct vanuit één systeem werken.
Waarom het slim is om hierbij ook rekening te houden met CPV-indelingen, lees je in blog 12 – CPV codes.
Bewezen resultaten uit de praktijk
Bij een oud werkgever leverde de implementatie van een bibliotheek binnen 3 maanden meetbare resultaten op:
30% minder doorlooptijd per tender
Teams konden sneller focussen op klantspecifieke aanpassingen.
+12% hogere winrate in het eerste jaar
Door consistente kwaliteit en bewezen argumentatie.
Betere interne samenwerking
Omdat iedereen met dezelfde actuele content werkte.
Dit resultaat kwam niet alleen door de technologie.
Maar door het proces erachter:
- Een duidelijke structuur
- Data-analyse van eerdere inschrijvingen
- Training van het team in het gebruik van de bibliotheek.
Wie in dat proces welke rol moet pakken, lees je in blog 10 – Eén persoon met drie tenderrollen.
Extra tip: Combineer content met data
De echte kracht van een bibliotheek ontstaat wanneer je data gebruikt om te meten welke teksten het beste scoren.
Door je bibliotheek te koppelen aan evaluatiegegevens zie je:
Welke content vaak de hoogste beoordelingsscores krijgen
Welke cases het meest overtuigen
Waar de concurrent steeds tekortschiet (en jij kunt uitblinken)
Deze inzichten maken je bibliotheek sterker en je voorstellen overtuigender.
Afsluiting: Slimmer organiseren
Een goed onderhouden bibliotheek is geen luxe, maar een concurrentievoordeel. Het laat je team focussen op het finetunen van de propositie, in plaats van op het opnieuw schrijven van teksten.
Je wint immers geen tender door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
