Stap 4 - Procesoptimalisatie: Van chaos naar structuur
"Het is 11 uur 's avonds. De deadline is morgen. Waar is dat stuk van marketing? Wie heeft de laatste versie van de prijsopgave? En wie heeft vergeten de directeur te informeren dat we een staffing issue hebben?"
Herkenbaar? Dit scenario speelt zich dagelijks af in tenderteams. Maar, het is volledig vermijdbaar.
De meest succesvolle organisaties winnen niet doordat ze slimmer of groter zijn, maar doordat ze een geoptimaliseerd proces hebben dat chaos elimineert en consistentie waarborgt.
Waarom de meeste tenderprocessen falen
De uitdaging begint bij hoe organisaties tenders benaderen. Ze behandelen elke tender als een uniek project en improviseren telkens opnieuw. Logisch gevolg:
Teams verspillen tijd aan het opnieuw uitvinden van het wiel
Kennis en best practices blijven opgesloten in hoofden in plaats van systemen
Last-minute stress leidt tot fouten en gemiste kansen
Inconsistente kwaliteit zorgt voor wisselende resultaten
Een geoptimaliseerd tenderproces
Een effectief tenderproces is een flexibel framework dat ruimte laat voor creativiteit en maatwerk. Het maakt het voorspelbaar.
De basis bestaat uit zeven fundamentele elementen:
1. Een heldere procesflow met gedefinieerde fases
Stop met ad-hoc werken en definieer een consistent proces van begin tot eind:
Strategie fase (intelligence gathering, strategie)
Kwalificatie fase (kwalificatie, teamsamenstelling, planning)
Propositie fase (oplossing, prijsbepaling)
Winnend schrijven fase (schrijven, review)
Indien fase (goedkeuring, indiening)
Evaluatie fase (evaluatie, kennisborging)
Voor elke fase: duidelijke start- en eindcriteria, deliverables en verantwoordelijken.
2. Gestandaardiseerde templates en content bibliotheek
Waarom steeds opnieuw beginnen? Creëer een bibliotheek van herbruikbare componenten:
Bedrijfsprofielen en capability statements
CV templates en referentiebeschrijvingen
Standaard antwoorden op veelvoorkomende vragen
Bewezen grafische elementen en case studies
Sleutel is niet het blind kopiëren, maar het intelligent aanpassen van bewezen content. Een goed templatesysteem bespaart tijd én verbetert kwaliteit.
Een klant bouwde een digitale content bibliotheek in een specifieke applicatie met 200+ elementen gekoppeld aan hun winthema's. Het resultaat? 40% tijdbesparing in de schrijffase en een merkbaar consistentere kwaliteit.
3. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden (RASCI)
Tenders vereisen multidisciplinaire teams. Zonder heldere rolverdeling ontstaat chaos:
Responsible: Wie doet het werk?
Accountable: Wie is eindverantwoordelijk?
Supportive: Wie ondersteunt?
Consulted: Wie moet geraadpleegd worden?
Informed: Wie moet geïnformeerd worden?
Ontwikkel een RASCI-matrix voor de standaard tender rollen, bijvoorbeeld:
Bid Manager
Solution Architect
Pricing Specialist
Subject Matter Expert
Executive Sponsor
Reviewers
4. Intelligente planning en resource allocatie
Een realistisch tijdpad is cruciaal. Te vaak zien we:
Onrealistische deadlines die leiden tot burnout
Ongelijke werkverdeling waardoor bottlenecks ontstaan
Onderschatting van review- en goedkeuringstijd
Tips voor effectieve tenderplanning:
Werk achterwaarts vanaf de deadline
Reserveer 15% buffer voor onverwachte complicaties
Alloceer resources op basis van expertise, niet beschikbaarheid
Plan expliciet tijd voor strategie en reviews
Definieer kritieke pad en afhankelijkheden
5. Gestructureerd review proces
Reviews maken of breken je tender. Maar vaak zijn ze haastig, langdradig en oppervlakkig.
Implementeer een gelaagd review systeem:
Technische review (accuraatheid en compliance)
Inhoudelijke review (propositie en winthema's)
Red team review (perspectief van de klant)
Executive review (strategische alignment)
Hanteer bijvoorbeeld specifieke checklists. Zo wordt feedback constructief in plaats van vaag en verwarrend.
6. Effectieve kennis- en datamanagement
Elke tender is een leermoment. Maar te vaak verdwijnt deze kennis:
Bid/No-bid beslissingen
Evaluatiescores en klantfeedback
Effectieve argumenten en proposities
Prijsinformatie en marges
Lessons learned
Implementeer een systeem om deze kennis vast te leggen en toegankelijk te maken voor toekomstige tenders.
7. Workflow technologie en automatisering
Technologie is geen silver bullet, maar wel een krachtige versterker van een goed proces.
De juiste tooling kan helpen bij:
Workflow management en taakcoördinatie
Content beheer en versiecontrole
Samenwerking en co-creatie
Automatische generatie van standaardelementen
Compliance checking en kwaliteitsborging
De sleutel? Kies tools die je proces versterken, niet vervangen. Technologie moet ondersteunend zijn, niet leidend.
Van theorie naar praktijk: implementatie in 5 stappen
Stap 1: Breng je huidige proces in kaart
Documenteer hoe tenders nu verlopen (niet hoe het zou moeten)
Identificeer pijnpunten, inefficiënties en risico's
Verzamel feedback van alle betrokkenen
Stap 2: Definieer je ideale proces
Ontwerp een logische flow van activiteiten
Bepaal fase-overgangen en beslismomenten
Ontwikkel heldere verantwoordelijkheidsstructuren
Stap 3: Creëer ondersteunende tools en templates
Bouw een content bibliotheek met herbruikbare elementen
Ontwikkel scorecards voor kwalificatie en reviews
Creëer planningssjablonen en checklists
Stap 4: Train je team en stakeholders
Zorg voor buy-in op alle niveaus
Train teams in de nieuwe werkwijze
Benoem process champions die anderen begeleiden
Stap 5: Meet, evalueer en verbeter
Definieer KPI's om succes te meten
Verzamel feedback na elke tender
Verfijn het proces op basis van resultaten
Conclusie: Processen als concurrentievoordeel
In een markt waar iedereen toegang heeft tot vergelijkbare producten en diensten, wordt je proces een onderscheidende factor.
De meest succesvolle organisaties zien hun tenderproces niet als noodzakelijk kwaad, maar als strategisch asset dat:
Consistente kwaliteit waarborgt
Tijd vrijmaakt voor echte waarde-toevoeging
Stress en brandjes blussen minimaliseert
Kennisopbouw mogelijk maakt
Een geoptimaliseerd proces is niet rigide. Het biedt juist de structuur waarbinnen creativiteit kan floreren. Het bevrijdt teams van administratief gedoe zodat ze kunnen focussen op wat echt telt: het ontwikkelen van winnende proposities.
Want in de competitieve wereld van tenders geldt: chaotische processen produceren chaotische proposals. En chaotische proposals verliezen consistent van gestructureerde concurrenten.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
