Waarom één persoon drie tenderrollen geven niet werkt.
“Onze Tender Manager regelt alles wel: Van de voorbereiding tot het schrijven en tot slot het indienen."
Deze uitspraak hoor ik vaak. En elke keer denk ik: als dat maar goed gaat.
Want succesvol tenderen is teamwork tussen drie gespecialiseerde rollen. Probeer ze te combineren in één persoon en je creëert een probleem en verlaagde winkans.
Na 14 jaar zie ik steeds hetzelfde patroon: organisaties die deze rollen onderscheiden en separaat beleggen, winnen structureel meer tenders dan bedrijven die alles bij één persoon neerleggen.
Het probleem: het schaap met de vijf poten bestaat niet
In veel organisaties worden de termen Tender Manager, Proposal Manager en Capture Manager door elkaar gebruikt. Of nog erger: er is één persoon die het allemaal "erbij" doet naast hun eigenlijke functie.
Het gevolg is voorspelbaar:
Strategische voorbereiding gebeurt niet of nauwelijks
Chaotische manier van het managen van de tender
Voorstellen worden generiek en weinig overtuigend
Teams werken langs elkaar heen in plaats van samen
Elke rol vereist andere competenties, andere timing en een totaal andere focus. Verwacht je dat één persoon ze alle drie goed uitvoert? Dan vraag je om teleurstelling.
Rol 1: De Capture Manager – de strateeg aan de voorkant
De Capture Manager is al maanden of jaren voordat een tender wordt gepubliceerd actief. Dit is de strategische rol die de fundering bouwt voor succes.
Wat doet een Capture Manager:
Relatie-opbouw: Investeert in relaties met klanten en stakeholders
Informatie-bouw: Verzamelt informatie over behoeften, budgetten en planning
Positionering: Zorgt dat jouw organisatie top-of-mind is
Stakeholder management: Bouwt een netwerk dat jouw kansen vergroot
Vroege beïnvloeding: Helpt de tender vorm te geven
De vaardigheden die dit vereist:
Uitstekende relationele skills
Strategisch inzicht in markten en klanten
Geduld voor lange-termijn trajecten
Vermogen om strategie om te zetten in actie
Een effectieve Capture Manager vergroot de winkans nog voordat de concurrentie weet dat er een tender aankomt. Ze creëren een voorsprong die andere partijen moeilijk kunnen inhalen.
Een voorbeeld: een IT-dienstverlener had een Capture Manager die al drie jaar investeerde in relaties bij een bancaire organisatie. Toen de tender werd gepubliceerd, kenden alle stakeholders hun aanpak en expertise. Ze wonnen de tender ondanks de op een na hoogste prijs.
Rol 2: De Tender Manager – de projectmanager na publicatie
Zodra een tender wordt gepubliceerd, verschuift de focus naar projectmanagement. Hier komt de Tender Manager om de hoek kijken.
Wat doet een Tender Manager:
Regie: Houdt overzicht over alle activiteiten en deadlines
Resources: Zorgt dat de juiste mensen beschikbaar zijn
Interne stakeholders: Betrekt de relevante subject matter experts
Kwaliteit: Waarborgt dat alle onderdelen van hoge kwaliteit zijn
Compliance: Zorgt dat de offerte wordt ingediend conform de voorwaarden
De vaardigheden die dit vereist:
Sterke projectmanagement competenties
Communicatieve vaardigheden om teams te leiden
Oog voor detail zonder het overzicht te verliezen
Vermogen om prioriteiten te stellen
De Tender Manager zorgt ervoor dat alle informatie wordt gebundeld tot één krachtige inschrijving. Zonder deze rol ontstaat chaos, gemiste deadlines en onsamenhangende voorstellen.
De grootste valkuil: onderschatting
Veel bedrijven maken dezelfde fout. Ze denken: "We maken gewoon een mooie offerte en dan komt het wel goed."
Maar tenders zijn niet zomaar offertes. Ze vragen om een fundamenteel andere aanpak:
1. Voorbereiding is cruciaal De beste tenders worden gewonnen vóórdat ze gepubliceerd worden. Door zichtbaarheid, relatieopbouw en positionering in de markt.
2. Selectie bepaalt succes Niet alle tenders zijn het waard. Weet waar je goed in bent en waarom. Naast een hogere winrate leidt dit ook tot een fijnere sfeer in de teams dan wanneer je op alles inschrijft en regelmatig verliest.
3. Propositie moet kloppen Je onderscheidt je niet door te vertellen hoe geweldig je bent, maar door aan te tonen hoe je de specifieke uitdagingen van deze klant oplost.
4. Proces maakt het verschil Chaotische voorbereiding leidt tot chaotische tenders. En chaotische tenders verliezen van gestructureerde concurrenten.
Rol 3: De Proposal Manager – de content specialist
De Proposal Manager is verantwoordelijk voor wat uiteindelijk vaak de doorslag geeft: een overtuigend verhaal dat de klant raakt.
Wat doet een Proposal Manager:
Content strategie: Bepaalt hoe het verhaal wordt opgebouwd
Klantgerichte communicatie: Vertaalt features naar voordelen
Schrijven: Zorgt voor consistente tone of voice en stijl
Bewijsvoering: Onderbouwt claims met data, cases en referenties
Overtuiging: Schrijft een verhaal dat beklijft en overtuigt
De vaardigheden die dit vereist:
Uitstekende schrijfvaardigheden
Vermogen om complexe zaken helder uit te leggen
Oog voor storytelling en overtuigingskracht
Een goede Proposal Manager schrijft niet over jouw organisatie, maar over hoe jij de klant helpt hun uitdagingen op te lossen. Met bewijs. Met overtuiging. Met een verhaal dat beklijft.
Waarom deze rollen samen zo krachtig zijn
Organisaties die deze drie rollen professioneel beleggen, zien consistent betere resultaten:
Strategisch voordeel
Door vroege capture activiteiten ontstaat een voorsprong die concurrenten moeilijk kunnen evenaren.
Een ervaren Proposal Manager schrijft sneller en overtuigender dan iemand die het “erbij" doet.
Schaalbaarheid
Met duidelijke rollen kun je parallel inschrijven op meerdere tenders zonder kwaliteitsverlies.
Continue verbetering
Specialisten verfijnen, terwijl generalisten altijd oppervlakkig blijven.
En alleen als deze rollen goed samenwerken met andere afdelingen, ontstaat er écht een winnende inschrijving. Lees ook Stap 5 – Afdelingsoverschrijdende samenwerking.
De praktijk: hoe implementeer je dit?
Voor kleinere organisaties:
Begin met het onderscheiden van de rollen, ook al voert één persoon er meerdere uit
Investeer in training en ontwikkeling per specialisme
Overweeg externe ondersteuning voor ontbrekende competenties
Voor middelgrote organisaties:
Beleg elke rol bij een andere persoon met passende competenties
Ontwikkel procesafspraken tussen de rollen
Meet en evalueer de effectiviteit per rol
Voor grote organisaties:
Creëer dedicated teams per rol
Implementeer systemen die samenwerking ondersteunen
Ontwikkel carrièrepaden per specialisme
Hoe ik organisaties help bij professionalisering
Ik begeleid organisaties bij het implementeren van effectieve inrichting:
Assessment en ontwerp
Analyseren van huidige rollen en verantwoordelijkheden
Identificeren van gaps en verbeterkansen
Ontwerpen van een structuur die past bij jouw organisatie
Implementatie en training
Begeleiden van de transitie naar nieuwe werkwijzen
Trainen van mensen in hun nieuwe rollen
Ontwikkelen van processen en werkafspraken
Optimalisatie en verbetering
Monitoren van resultaten en knelpunten
Bijstellen van processen op basis van ervaring
Continue professionalisering van het team
En vergeet niet om na elke tender te evalueren. In Stap 6 – Evaluatie en optimalisatie lees je hoe je daarvan structureel beter wordt.
Conclusie: specialisatie als concurrentievoordeel
In een markt waar tenders steeds competitiever worden, is professionele organisatie een noodzaak. Organisaties die vasthouden aan het "één persoon doet alles" model, lopen structureel achter op concurrenten die wel gespecialiseerde rollen hebben.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
