Waarom meer resources je probleem met tenders niet oplost.
Keer op keer het volgende:
Tender verloren, en dan:
“We hebben meer resources nodig”.
Of: "We hadden meer tijd moeten uittrekken."
Dan huren ze extra personeel in. Draaien meer uren. Zetten meer druk op het team.
Maar dat lost het probleem niet op
Want het echte probleem zit niet in de hoeveelheid resources. Het zit in de manier waarop je werkt.
De valkuil van "meer"
Meer mensen = meer coördinatie.
Meer uren = meer stress.
Meer stress = meer fouten.
Meer fouten = meer chaos.
En daardoor winnen ze uiteindelijk nog steeds niet meer tenders.
De oplossing
Standaardisatie.
In plaats van iedere tender opnieuw het proces te bedenken, maak je er een repeterend proces van. Een bewezen proces dat werkt.
Wat ik bedoel met standaardisatie:
Templates die werken - Niet zomaar een leeg Word-document, maar een template met bewezen structuur, winthema's en succesvolle argumenten.
Duidelijke processtappen - Van strategie naar kwalificatie tot evaluatie, iedereen weet wat er op welk moment gebeurt.
Rolverdeling die klopt - Wie doet wat, wanneer en hoe. Geen onduidelijkheden meer.
Herbruikbare content - Cases, referenties en argumenten die je steeds opnieuw kunt inzetten.
Beslismomenten - Heldere go/no-go criteria zodat je niet meer tijd verspilt aan kansloze tenders.
Wat standaardisatie oplevert:
Meer tijd - Je begint niet meer vanaf nul bij iedere tender. Je hebt een basis die werkt.
Hogere kwaliteit - Je bouwt voort op bewezen elementen. Je vergeet geen belangrijke punten meer.
Duidelijkheid - Iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Geen verrassingen op het laatste moment.
Schaalbaarheid - Je kunt meer tenders aan met hetzelfde team. Of hetzelfde aantal met minder stress.
Voorspelbaarheid - Je weet wat werkt en wat niet. Je winrate wordt meetbaar en verbeterbaar.
Rust in het team - Geen paniek meer bij iedere nieuwe tender. Geen overuren omdat "we het anders niet redden."
Hoe dat er in de praktijk uitziet, lees je in Stap 4 – Procesoptimalisatie: Van chaos naar structuur, waarin ik het hele tenderproces opbreek in concrete fases.
Een concrete case
Een van mijn klanten in de IT-sector had het altijd druk. Het team werkte 's avonds en in de weekenden. De kwaliteit van hun voorstellen was wisselend. Ze wonnen wel eens, maar niet consequent.
Na het standaardiseren van hun proces zeiden ze:
"We hadden meer tijd waardoor we onze antwoorden concreter en beter konden structureren. We maakten bewustere keuzes in wat we wel en niet benoemden. We stemden de inhoud gerichter af op de beoordelingscriteria."
Het resultaat: meer tijd, betere kwaliteit, minder stress.
Een bijkomend voordeel: een voorspelbare winrate.
Het verschil tussen winnen en verliezen
Bedrijven die verliezen denken in resources: "We moeten harder werken."
Ze huren mensen in. Draaien meer uren.
Bedrijven die winnen denken in processen en systemen: "We moeten slimmer werken."
Ze bouwen processen. Standaardiseren wat werkt. En leren van iedere tender.
Standaardisatie als solide basis
Het betekent niet dat iedere tender hetzelfde is. Het betekent dat je een solide basis hebt waarop je kunt bouwen en iedere tender mee kunt winnen.
Het betekent niet dat je creativiteit verliest. Het betekent dat je creativiteit richt op wat echt telt: de tender winnen.
Het betekent niet dat je minder flexibel bent. Het betekent dat je sneller kunt reageren omdat je basis op orde is.
Die creativiteit kun je bijvoorbeeld richten op het ontwikkelen van overtuigende winthema’s, zoals ik toelicht in Stap 3 – Propositie: Ontwikkel winthema’s.
Waar begin je?
Start klein. Kies één onderdeel van je proces. Bijvoorbeeld:
Standaardiseer je kwalificatiecriteria
Maak relevante templates
Creëer een checklist voor je reviews
Test het, verbeter het, en breid uit.
De impact van een strategische aanpak
Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.
Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.
Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.
Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.
“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”
“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”
“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”
Over ‘tegen de stroom mee’
‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.
Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.
Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.
We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.
Mark de Bruijn
Eigenaar
