Tender Advies: Win aanbestedingen of tenders voor publicatie

Waarom win je geen aanbestedingen of tenders?

Omdat het besluit in veel gevallen al genomen is voordat de aanbesteding of tender gepubliceerd wordt.

Toch blijven we allemaal hetzelfde doen.

Een tender wordt gepubliceerd. We schakelen een bidwriter in. Het team gaat vol aan de bak. We rennen richting de deadline. En na weken stress horen we: helaas, niet gekozen.

Vervolgens? Het proces herhaalt zich.

In mijn werk als tender advies specialist zie ik dit patroon vaak terugkomen. Organisaties die bellen zodra de aanbesteding online staat. Die vragen om hulp bij het schrijven van offertes. Die hopen dat een goede schrijver het verschil maakt.

Helaas. We focussen ons op het verkeerde moment. Want tegen de tijd dat de tender gepubliceerd wordt, is de belangrijkste fase al voorbij.

De oplossing? Strategisch tender advies dat begint in de pre-tender fase. Zie hiervoor ook mijn blog: Wat is Pre-Sales bij aanbestedingen?

Wat is Tender Advies? [Definitie]

Tender Advies is strategische begeleiding die organisaties helpt om aanbestedingen te winnen voor publicatie. Natuurlijk hoort de offertefase hier ook bij, maar in plaats van alleen offertes schrijven, richt Tender Advies zich op:

• Stakeholder management en relatieopbouw;

• Marktpositionering en onderscheidend vermogen;

• Pre-tender strategieontwikkeling;

• Selectie en focus.

Het doel van professioneel tender advies: aanbestedingen winnen voordat ze officieel van start gaan.

Een tender consultant helpt je niet alleen met schrijven. Een goede tender strategie begint maanden eerder, in de fase waar opdrachtgevers hun beeld vormen van de markt, de leverancier, en hun eisen bepalen.

Hoe dit proces precies verloopt en welke stappen daarbij horen, lees je in: Hoe werkt een aanbestedingsprocedure stap voor stap?

Waarom worden tenders al beslist vóór publicatie?

Heb je zelf weleens iets in gekocht waarbij je dacht: ‘ach, ik koop het gewoon, maakt niet uit waar, en maakt niet uit wie het me verkoopt’? of ‘ik ga op zoek naar iets wat ik nodig heb, doe wat onderzoek en bekijk wie het kan leveren, om vervolgens langs te gaan voor informatie, om vervolgens je besluit te nemen’?

Zeker als het gaat om een dure aankoop, dan weet ik bijna zeker dat iedereen zich vooral herkend in de tweede vraag.

Waarom zou dat dan nu anders zijn?

Ken je het fenomeen van bedrijven die bestaande relaties behouden, maar geen nieuwe relaties toevoegen?
Ik ken organisaties met een 90% winrate op bestaande business en nog geen 25% op nieuw business. 

Is dat toeval of niet? Natuurlijk niet!

Mensen kopen van mensen, zorg dus dat je voor publicatie al bekend bent, de beslissers kent en overtuig ze om voor jou te kiezen. Praktijkervaringen tonen aan dat 40-80% van de beslissing al genomen wordt vóórdat de aanbesteding gepubliceerd wordt.

In die stille pre-tender fase gebeurt het volgende:

• Opdrachtgevers vormen hun beeld van de markt en bepalen wie ze kennen en vertrouwen.

• Ze organiseren marktconsultaties waar ze input ophalen (en vaak al voorkeur ontwikkelen).

• Ze schrijven eisen die bewust of onbewust aansluiten bij partijen die ze al kennen.

• Ze bepalen gunningscriteria op basis van hun ervaring met bestaande leveranciers.

En hier wordt het interessant.

Uit mijn ervaring met tender advies: wie in die pre-tender fase al aanwezig is, heeft invloed. Die partijen zitten niet alleen aan tafel tijdens marktconsultaties ze bouwen relaties met beslissers. Ze delen relevante kennis en positioneren zich als expert.

En als de tender dan eindelijk gepubliceerd wordt dan schrijven ze netjes in, en winnen vaak.

Wie pas aanhaakt bij publicatie? Die verkleint zijn kans op gunning.

Hoeveel kost het om een tender te verliezen?

Laten we eerlijk zijn over de kosten van ‘reactief’ tenderen zonder Tender Advies.

Directe kosten per tender:

• Interne uren (gemiddeld 100-200 uur): €10.000 - €20.000

• Eventueel externe tender support: €5.000 - €25.000

• Administratieve kosten: €2.000 - €5.000

• Totaal per tender: €17.000 - €50.000

Bij een winrate van 15% (gemiddelde zonder tender strategie) betekent dit:

• 7 tenders nodig voor 1 gunning

• €154.000 - €350.000 aan kosten voor één contract

Indirecte kosten:

• Gederfde omzet door verkeerde focus

• Demotivatie in teams door herhaalde verliezen

• Kennisverlies doordat externe partijen vertrekken

Zonder strategisch tender advies blijft je deze cyclus herhalen.

Waarom steeds opnieuw beginnen je winrate schaadt en hoe een bibliotheek dat oplost, lees je in: Elke tender opnieuw beginnen is tijdverspilling. Start met een bibliotheek.

Reactief vs Strategisch Tender Advies: het verschil

Reactief Tenderen Strategisch Tender Advies

Start bij publicatie Start 6-12 maanden eerder

Externe hulp per tender Intern team + tender consultant

Op alle tenders inschrijven Selectief: alleen kansrijke tenders

Focus op schrijven van offertes Focus op relaties en positionering

Kosten: €17k-50k per tender Kosten: €12k-25k per tender

Geen leerproces Structurele kennisopbouw

Hoe win je een tender? De 4 pijlers van Tender Advies

Na honderden aanbestedingen te hebben begeleid met Tender Advies, zie ik het volgende. De grootste kans op gunning heb je met de volgende pijlers:

Pijler 1: Markt- en stakeholderanalyse

Het systematisch in kaart brengen van beslissers, influencers en de dynamiek binnen de inkopende organisatie.

Hoe doe je dit?

• Identificeer wie de beslissers zijn (contractmanager, directie, eindgebruikers)

• Begrijp hun pijnpunten, prioriteiten en persoonlijke motivaties

• Analyseer eerdere aanbestedingen van deze opdrachtgever

• Breng concurrenten in kaart en hun positie bij de opdrachtgever

Resultaat: Je weet precies wat de opdrachtgever nodig heeft, en kunt aan de slag met je strategie.

Pijler 2: Relatieopbouw en zichtbaarheid

Systematisch aanwezig zijn in de markt waar jouw opdrachtgevers zich bevinden, zodat je top-of-mind bent.

Hoe doe je dit?

• Aanwezig bij branche-events waar opdrachtgevers zijn

• Deelnemen aan marktconsultaties en voorlichtingsbijeenkomsten

• Delen van relevante kennis via whitepapers en webinars

• Netwerken met inkoopadviseurs en contractmanagers

Resultaat: Als de tender komt, ben je een bekend gezicht en hopelijk met een betrouwbare reputatie.

Pijler 3: Positionering en onderscheidend vermogen

Helder maken waarin je echt anders bent dan concurrenten, en dit consistent uitdragen.

Hoe doe je dit?

• Definieer je unieke waardepropositie

• Ontwikkel case studies die je expertise bewijzen

• Creëer een consistente boodschap over alle kanalen

• Train je team in het uitdragen van deze propositie

Resultaat: Opdrachtgevers snappen direct waarom ze voor jou moeten kiezen.

Pijler 4: Tenderselectie en focus

Wat is dit? Alleen meedoen aan aanbestedingen waar je een echte winkans hebt.

Hoe bepaal je dit? Gebruik bijvoorbeeld een scoremodel:

Puur een voorbeeld:

• Relatie met opdrachtgever (0-10 punten)

• Strategische fit met je organisatie (0-10 punten)

• Concurrentiepositie (0-10 punten)

• Winstgevendheid van het contract (0-10 punten)

Regel: Alleen inschrijven boven 28/40 punten.

Resultaat: Je verspilt geen energie aan kansloze tenders.

Case study: Van 10% naar 33% winrate met Tender Advies

Situatie: Een dienstverlener schreef in op gemiddeld 20 tenders per jaar met een winrate van 10%.

Tender strategie: In 6 maanden werkten we aan:

• Stakeholder mapping bij top 10 opdrachtgevers

• Beantwoording van 12 marktconsultaties

• Herpositionering met scherpe case studies

• Selectie: van 20 naar 12 tenders per jaar

Resultaat na 18 maanden:

• Winrate gestegen naar 33% (4 van 12 tenders gewonnen)

• Team motivatie verhoogd: "We zijn eindelijk op de goede weg"

Quote projectleider:
"We waren altijd reactief en zagen de trajecten dus niet aankomen. Door zichtbaar te zijn en gericht in te schrijven hebben we stevige stappen gemaakt. Het Tender Advies traject heeft ons dat geleerd."

5 concrete resultaten van professioneel tender advies

Als je investeert vóór publicatie met goed tender advies, gebeuren er vijf dingen:

1. Meer invloed op de vraag
Je begrijpt de vraag achter de vraag en kunt daarop sturen. Je helpt de opdrachtgever zijn behoeften scherp te krijgen, waardoor de tender beter bij jou past.

2. Hogere winrate bij aanbestedingen
Uit mijn praktijk: organisaties verhogen hun winrate van 5-15% naar 35-50%. Ze schrijven alleen op kansrijke aanbestedingen in plaats van alles wat voorbijkomt.

3. Sterker merk in de markt
Je bent zichtbaar en relevant voor opdrachtgevers, ook buiten tenders om. Je wordt gezien als ‘thought leader’ in je vakgebied. Inkopende organisaties bellen jou voor advies.

4. Lagere kosten
Minder externe hulp nodig omdat je op minder traject inschrijft, maar ook meer interne kennis opgebouwd omdat we een fundament bouwen om op voort te borduren.

5. Meer rust in het team
Tenderen wordt een proces met overzicht, geen ‘paniek actie’ meer. Teams werken met plezier aan aanbestedingen omdat ze weten dat ze kansrijk zijn.

Tender Advies draait dus niet om het schrijven van offertes, maar om het sturen van de opportunity. Een samenwerking tussen sales, marketing en tenderteam.

---

De impact van een strategische aanpak

Een klant in de IT sector schreef nauwelijks in op Tenders. We bouwden een strategisch fundament en ze wonnen 9 van de 20 tenders waarop ze inschreven. De omzetstijging? Miljoenen.

Een Tender Strategie kost tijd om op te bouwen. Maar het verschil tussen systematisch winnen of voortdurend teleurgesteld worden, zit hem in die investering.

Want in de wereld van tenders is een goede strategie geen luxe, maar een noodzaak.

Hoe is jouw tender strategie opgebouwd? Reageer gerust met vragen of deel je ervaringen.

FAQ

• 1. Wanneer moet je tender advies inschakelen?

  Idealiter 12-24 maanden voor publicatie van de aanbesteding. Zo heb je tijd om relaties op te bouwen, je positionering te versterken en invloed uit te oefenen in de pre-tender fase. Voor het schrijven kan een tender consultant ook helpen bij lopende tenders, maar het bouwen van het fundament moet leidend zijn.

• 2. Wat is het verschil tussen tender advies en tender writing?

  Tender writing focust op het schrijven van de offerte nadat de tender gepubliceerd is. Het is vaak reactief.

  Tender advies is strategisch en begint maanden eerder. Een tender advies bureau helpt met stakeholder management, positionering en het creëren van winkansen voor publicatie. Tender writing kan onderdeel zijn van tender advies, maar liever niet het startpunt.

• 3. Werkt tender advies ook bij Europese aanbestedingen?

  Ja, sterker nog: ook daar kopen mensen van mensen dus ook daar is de pre-tender fase cruciaal. Marktconsultaties, stakeholder mapping en early involvement zijn essentieel voor succes bij aanbestedingen. Een tender consultant neemt je aan de hand mee

• 4. Hoe meet je het succes van tender advies?

  Door te kijken naar vijf KPI's:

  1. Winrate (% gewonnen tenders)

  2. Kosten per tender (interne + externe uren)

  3. Tijd per tender (efficiency)

  4. Team tevredenheid

  5. Return on Investment (waarde gewonnen contracten vs investering)

  Goed tender advies verhoogt de eerste vier en maximaliseert de vijfde.

• 5. Wat is de grootste fout die organisaties maken bij tenders?

  Ze wachten tot de tender gepubliceerd is voordat ze in actie komen. Dan is vaak de beslissing al genomen. De grootste fout is dus: geen pre-tender strategie hebben.

  Een tender advies bureau helpt je dit te voorkomen.

• 6. Hoe kies je een goed tender advies bureau?

  Let op deze vier criteria:

  1. Strategische focus (of alleen schrijven?)

  2. Bewezen track record (testimonials?)

  3. Methodiek (hebben ze een gestructureerde aanpak?)

  4. Kennisoverdracht (bouwen ze aan een lange termijn fundament?)

• 7. Kan je tender advies intern organiseren?

  Ja, maar dan heb je drie dingen nodig:

  1. Dedicated capaciteit (iemand die dit fulltime doet)

  2. Senioriteit (toegang tot directie en sales)

  3. Methodiek (gestructureerd in strategie, proces, data en technologie)

  Veel organisaties starten met extern tender advies om de basis te leggen, en bouwen daarna intern verder. Een hybride model werkt goed.

“We wilden niet alleen sterke antwoorden, maar ook reflectie op ons proces en dat is precies wat Mark bracht.”

— Jeroen

“Mark was een sterke sparringpartner tijdens het proces: beschikbaar voor validatie, richting en structuur.”

— Sanne

“Mark hielp ons van ad-hoc tender werk naar een strak proces met structuur, data en technologie. We winnen vaker, met minder gedoe.”

— Thomas

Over ‘tegen de stroom mee’

‘tegen de stroom mee’ is het Tender adviesbureau dat het anders doet. Traditionele bureaus richten zich op het inschrijven op Tenders. Wij geloven dat je Tenders wint vóór publicatie.

Daarom richt ‘tegen de stroom mee’ zich op het neerzetten van een bewezen fundament vóór publicatie. Om vervolgens, na publicatie, succesvol in te schrijven op Tenders. Tot slot zorgen we voor een tevreden klant en verlenging van het contract. Van strategische doelen naar concrete resultaten.

Met meer dan 14 jaar ervaring in tenders, verspreid over 16 verschillende landen, hebben we vrijwel alles gezien, maar vooral ook gedaan. Deze ervaring, gecombineerd met het managen, opzetten en herstructureren van afdelingen en teams binnen het Sales- en Tender vak, geeft ons een unieke positie. We werken vanuit eigen ervaring.

We verhogen jouw omzet en winrate met grip op Sales en Tenders.

Mark de Bruijn
Eigenaar

---